So arbeiten wir mit einem digitalen Projektmanagement-Tool

Hand aufs Herz: schreibst Du noch ToDo-Listen auf Schmierzettel? Bei Projekt-Strategin Miriam und uns netzstrategen landen alle wichtigen Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool: asana. Im neuen Blogbeitrag zeigt Miriam Dir, warum und wie wir die Vorteile eines digitalen Projektmanagement-Tools für uns nutzen. Dieser Artikel ist nicht als komplette Anleitung für digitales Projektmanagement gedacht, soll aber einen guten ersten Einblick geben.

In unseren Projekten ist uns Transparenz und Nachvollziehbarkeit sehr wichtig. Das gilt innerhalb des Teams aber auch gegenüber unseren Kund:innen und Partnern. Während Zettel und Stift zwar einen ganz eigenen Charme haben, bringen digitale Lösungen für ein Projektmanagement-Tool einfach unschlagbare Vorteile mit sich:

  • Übersichtlichkeit: Alles kann übersichtlich strukturiert und schnell erweitert werden. Außerdem ist man nicht davon abhängig, dass die Handschrift der Person gut leserlich ist, die den Zettel geschrieben hat. 😉 Spaß beiseite.
  • Kollaboration: Uns netzstrategen findest Du an drei Standorten: Karlsruhe, Köln und im schönen Barcelona. Da ist es für die Absprache unverzichtbar, digital zu arbeiten. Das hat uns den Wechsel ins Homeoffice während der Corona-Pandemie auch erheblich erleichtert.
  • Kommunikation: Deine Kolleg:innen sehen genau was wann passiert ist, wer involviert ist, welche Themen besprochen werden, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein soll und wie es weiter geht. Alles gesammelt an einem Ort. Das hilft bei Besprechungen und der Planung der Aufgaben immens.
  • Transparenz: Direkte Einbindung der Kund:innen auf bestimmte Projekte oder Aufgaben, um alle Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Ein Tool für präzise Zusammenarbeit

Für unsere Arbeitsweise brauchen wir auf jeden Fall ein flexibles und mächtiges Tool. Alle netzstrategen arbeiten tagtäglich mit verschiedenen Kund:innen und in diversen Projekten. Die Teams sind unterschiedlich und je nach Bedarf aufgebaut. Zusätzlich haben wir interne Projekte und Teams, die auf verschiedenen Ebenen miteinander kollaborieren. Hier bringt ein Projektmanagement-Tool (in unserem Fall asana – wir haben übrigens keine Kooperation sondern nutzen das Tool einfach sehr gerne) schon die erste Erleichterung: Boards.

Wie wir Projekte in Boards organisieren

Mit einem Projektmanagement-Tool kannst Du übersichtliche Projekt-Boards erstellen, die dann einem bestimmten Projekt-Team oder auch allen Kolleg:innen zugänglich gemacht werden können. Eine Aufgabe kann auch mehreren Projekt-Boards zugewiesen werden und taucht dann entsprechend auch in diesem Board auf. Die Aufgabe für diesen Blogpost erschien zum Beispiel im Board für Content-Erstellung, internes Marketing und Projektmanagement während z.B. ein Landingpage Rebrush im Board für UXD, DEV, ECOMS/PM sowie im jeweiligen Board des Kunden liegt.

Ausschnitt aus unserem Task für diesen Blogpost: Du siehst zum Beispiel, welchen Projekt-Bords er zugeordnet wurde
Ausschnitt aus unserem Task für diesen Blogpost: Du siehst zum Beispiel, welchen Projekt-Bords er zugeordnet wurde

Wir gestalten die Boards jeweils nach Bedarf, zum Beispiel per

  • einzelne:r Kund:in. Meist arbeiten wir bei unseren kleineren Kund:innen mit einem einzigen Projektboard. Die einzelnen Bereiche (zum Beispiel SEO, Social Media oder Tracking) werden in Sektionen unterteilt. Verschiedene Projekte sind in diesem Fall in einem Board gesammelt.
  • einzelnen Projekt für größere Kund:innen. Hier sind die einzelnen Themen des Projektes in Sektionen unterteilt.
    sogenanntes „Sprint-Board” der jeweiligen Disziplin. Alle netzstrategen arbeiten in ihrer jeweiligen Disziplin, zum Beispiel DEV ( =Entwickler:innen), UX ( = Design), TRA ( = Tracking und Data) oder MKT (Suchmaschinenoptimierung, Social Media etc.).
  • firmeninternes oder auch öffentliches Event, bei dem verschiedene Personen involviert sind und Aufgaben zu erledigen haben (z.B. unser interner Strategen-Workshop, die hallo.digital, unsere Feierabende etc.)

Team-Planung mit Projekt-Boards

Mithilfe der jeweiligen Disziplin-Boards (DEV, TRA, ECOMS, MKT, etc.) können alle verschiedenen Aufgaben gesichtet, eingeschätzt, priorisiert und in den Sprint-Prozess eingeplant werden. Kurz gesagt, kann damit schnell geklärt werden, für wen im Team was diese Woche ansteht. Braucht jemand Support? Hat jemand zu wenig Arbeit? All das wird dadurch leicht einzuschätzen und abzuklären. Die einzelnen Tasks haben zum Beispiel auch die Möglichkeit anzuzeigen, wie lange eine Aufgabe schätzungsweise brauchen wird. Das erleichtert die Planung. Jedes Team arbeitet bei uns mit wöchentlichen Plannings, Schätzungsrunden und Retrospektiven, die sich an den Tasks in Asana orientieren.

Sektionen und Tags für bessere Übersicht

Ein Board kann in Sektionen aufgeteilt werden, in welchen wir dann das Projekt agil planen können. Normalerweise arbeiten wir mit Sektionen wie „Backlog”, „Next Sprint”, „Estimate Only”, „Prioritize over everything else”, „Sprint” und „Blocked on feedback”. Wie bereits erwähnt, gibt es aber auch Boards für Kund:innen, bei denen wir die Sektionen für die jeweiligen Disziplinen nutzen, also DEV, UX, ECOMS, TRA, MKT, etc. Das liest sich sehr abstrakt und verwirrend – nach einer Weile haben das aber alle neuen netzstrategen verinnerlicht. Versprochen. Vermutlich wirst Du bei der Nutzung des Tools auch eine eigene Vorliebe und ein individuelles System entwickeln. Verrate uns Deine Tricks gerne in den Kommentaren – wir freuen uns immer über neuen Input.

Innerhalb der Sektionen können dann ganz einfach die jeweiligen Aufgaben hinzugefügt werden und sind direkt übersichtlich dargestellt und sortiert. Beim Erstellen erhalten diese Aufgaben auch automatisch den „Tag” des jeweiligen Projekts sowie der Sektion. Die Tags sind im Task sichtbar und geben damit beim Bearbeiten Orientierung und Kontext. Mithilfe der Einplanung in die jeweiligen Sektionen und mit den relevanten Tags, kann die Aufgabe mit entsprechender Priorität für das jeweilige Team eingeplant werden. „Backlog” hat zum Beispiel noch Zeit, „Next Sprint” sollte sobald wie möglich in den Sprint übernommen werden und „Sprint” bedeutet, dass im aktuellen Sprint (bei uns eine Woche lang) daran gearbeitet wird.

Tags können auch dafür verwendet werden, den Status einer Aufgabe zu zeigen, die Priorität oder die Art. Die Tags für die Aufgabe für diesen Blogpost waren zum Beispiel „work”, „medium”, „PM” und „Blog article”.

Alle können sich individuell organisieren und den Überblick behalten

Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Alle netzstrategen bzw. Asana Nutzer:innen können eine Liste der jeweiligen offenen Aufgaben aufrufen und entsprechend abarbeiten. Zudem können auch Nutzer:innen nur als Betrachter einer bestimmten Aufgabe hinzugefügt werden. Diese Betrachter:innen können interne Teammitglieder oder auch externe Kund:innen sein, die speziell zu diesem Projektboard oder dieser Aufgabe einen Zugang von uns bekommen. Sie können der Aufgabe folgen und sie bearbeiten, obwohl diese ihnen nicht zugeordnet wurde. Mit der Funktion @+Name kannst Du diese Betrachter:innen anpingen und sie somit auf etwas hinweisen oder sie zu etwas auffordern. Sie bekommen auch eine Benachrichtigung, wenn etwas mit der Aufgabe passiert – sie erledigt wird oder beispielsweise das Fälligkeitsdatum verändert wird. Die Benachrichtigung bzw. der Ping erscheint im asana Posteingang der Nutzer:innen.

Die Sammelstelle für aktuelles: der Posteingang

Der Posteingang ist meiner Meinung nach eine der wichtigsten Übersichten in Asana. Hier werden sekundengenau deine relevanten Aufgaben gelistet, in denen ein Fortschritt passiert ist. So:

  • kannst Du einfach nichts vergessen
  • bekommst Du genau mit, was der Status deiner Aufgabe ist
  • weißt Du genau, was andere Teammitglieder innerhalb der Aufgabe miteinander besprechen und kannst dein “Like” vergeben, wenn du magst 😉

So sollten Aufgaben und Unteraufgaben aussehen

Unteraufgaben sind natürlich auch hilfreich bei Aufgaben wie z.B. ein „Tracking einrichten”. Hier fallen diverse kleinere Aufgaben an, die ggf. auch in unterschiedlichen Disziplinen ihren Platz finden. Für den Task zu diesem Blogpost gab es zum Beispiel den Follow up Task ein Social Media Visual anzulegen und den Beitrag auf die Website zu packen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Aufgabe ist die Beschreibung und der Titel. Alles steht und fällt mit einer ordentlichen, ausführlichen Beschreibung, die wir grundsätzlich in einer einheitlichen Weise strukturieren:

  • Was ist das Problem?
  • Ziel: Was soll erreicht werden?
  • Die Detailbeschreibung zu Deiner Aufgabe: Was genau wird dafür benötigt?
  • Vorschlag für eine Lösung
  • Gibt es wichtige Beispiele?
  • Relevante Notizen zu diesem Thema

Unsere Wünsche an das Tool für die Zukunft

Du hast bestimmt schon aus diesem Blogartikel rausgelesen: wir nutzen das Tool sehr gerne und intensiv. Wir netzstrategen sind allerdings Optimierer durch und durch und haben ein paar Wünsche an asana, über die wir uns mit dem asana-Team auch austauschen. Zum Beispiel:

  • Wir tracken unsere Zeiten minutengenau. Hier wäre eine Art Stoppuhr innerhalb der jeweiligen Aufgabe toll. So könnten wir noch effizienter die Aufwände auf die jeweiligen Aufgaben überprüfen. Es gibt dies teilweise schon als Extension für den ein oder anderen Browser aber eine finale Lösung haben wir hier noch nicht.
  • Eine Budgetübersicht für Projekt-Boards, in der man die geschätzten und noch verbleibenden Zeiten gegenüberstellen kann.
  • Ein Ping in meinem Posteingang, sobald ein von mir erstelltes Ticket das Fälligkeitsdatum überschreitet. Wenn mir das Ticket nicht gerade zugeordnet ist, verpasse ich das als Projektmanagerin sonst eventuell. Natürlich schaue ich täglich auf die von mir betreuten Projekt-Boards, aber so kann auch wirklich keine Aufgabe untergehen, sollte jemand anderes mal dafür in diesem Moment verantwortlich sein.

Mein Fazit zu asana: Trotz ein paar Wünschen möchten wir nicht mehr darauf verzichten

Trotz all der Vorteile die wir genannt haben gilt vor allem bei der Benutzung von von digitalen Tools: Nobody is perfect. Auch im ordentlichsten Board kommt mal etwas durcheinander und jede Aufgabe ist nur so gut, wie ihre Problembeschreibung. Wenn nach einem Update eine Funktion fehlt oder etwas umständlicher geworden ist, ärgern wir uns durchaus auch einmal. Außerdem sind die meisten Projektmanagement-Tools auch nicht umsonst und kosten pro Benutzer:in einen Beitrag. Trotzdem überwiegen für uns klar die Vorteile und in diesem Fall asana ist für uns nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Projekte sind sauber strukturiert und nachvollziehbar. Die Funktionen und der übersichtliche Aufbau macht Kommunikation untereinander und mit Kund:innen einfacher und Übergaben zum Beispiel für Urlaub sind einfacher. Wir sind gespannt, wohin sich das Tool und unsere eigene Nutzung noch entwickelt.

Nun sind wir neugierig. Welches Tool nutzt ihr? Und vor allem: welche Wünsche an dessen Entwickler:innen habt ihr aktuell? Schreib Deine Ideen gerne in die Kommentare oder schau beim nächsten #nmfka vorbei, damit wir uns dort austauschen können. Wir freuen uns!

Alle Beiträge von Miriam

Unsere meistgelesenen Beiträge

Vier Jahre Chromebook: Ein Erfahrungsbericht

Google Chromebook
|
Gute 25 Jahre PC-Nutzung - von Anfang an mit Windows. Dann raucht im wahrsten Sinne des Wortes mein teures und gar nicht so altes Lenovo-Notebook ab. Und ich bestelle mir einfach ein Chromebook und bin schneller weg aus der Windows-Welt, als ich es für möglich gehalten hätte. VierJahre ist das nun her - und ich habe zwischendurch immer wieder über meine Erfahrungen mit dem Chromebook berichtet.