Wie wir Scrum Projekte mit Asana planen

Wie können mehrere agile Entwicklungsprojekte parallel in Scrum abgebildet und gemeinsam organisiert werden? Diese Fragestellung möchte ich in diesem Beitrag beantworten.

In meinem letzten Blogpost habe ich erklärt, wie wir unsere Woche mit der Hilfe von Scrum und Legosteinen organisieren. Die Legowand ist eine gute Möglichkeit, die Arbeitszeiten des Teams gemeinsam zu planen und bietet einen klaren Überblick über die Arbeitswoche. Der Hauptteil der Organisation findet aber täglich in unserem Projektmanagement-Tool Asana statt.

1. Definition und Priorisierung der Tasks

Für jedes Projekt legen wir ein eigenes Asana Projekt an und laden alle Beteiligten sowie Kunden dazu ein. Dadurch haben unsere Kunden direkten Einblick über den Stand des Projektes und die Tasks, an denen gerade gearbeitet wird.

In einem Entwicklungsprojekt strukturieren wir die die Tasks in einzelne Sektionen, nämlich Sprint, Next Sprint und weitere Epics. In der Sprint-Sektion befinden sie die Tasks, an denen in der laufenden Woche gearbeitet wird. Die Tasks für die nächste Woche liegen in der Sektion Next Sprint. Ein Epic beschreibt die übergeordnete Problemstellung und das Ziel eines Features, das zu umfangreich ist um nur in einem Task abgebildet zu werden. Einem Epic sind mehrere Tasks untergeordnet, die nach Bedarf in die Next Sprint Sektion gezogen werden können.

Asana Scrum Projektstruktur
Asana Scrum Projektstruktur

2. Priorisierung der Tasks

In Abstimmung mit unseren Kunden planen wir, welche Tasks in der kommenden Woche umgesetzt werden sollen. Dazu werden die Tasks in die Next Sprint Sektion gezogen und einem unserer Entwickler zugewiesen. Die Tasks werden so priorisiert, dass sie den größten Mehrwert für das Projekt erbringen. Das heißt, die Tasks werden nach ihrer Priorität im Projekt sortiert.

3. Backlog Grooming Meeting

Das Backlog Grooming Meeting machen wir einmal in der Woche, um über die neuen Tasks für den nächsten Sprint zu sprechen. In diesem Meeting werden offene Fragen vom Projektmanager beantwortet, um die Tasks noch klarer zu definieren. Außerdem werden die Tasks den bearbeitenden Personen zugewiesen und Aufwände grob eingeschätzt. Das Ziel des Meetings ist es, eine übersichtliche und klar definierte Liste an Tasks für die nächste Woche zu erstellen.

4. Aufwandsschätzung für die Umsetzung

Nach der finalen Anforderungsdefinition im Backlog Grooming, schätzen die Entwickler die zeitlichen Aufwände der Tasks. Dazu haben wir in Asana bei jedem Task das Feld “Time estimate”, in dem die geschätzten Stunden angegeben werden. Der Aufwand wird abhängig von Umfang und Komplexität in Arbeitsstunden geschätzt.

5. Allgemeiner Sprint-Backlog

Die geschätzten Tasks werden im nächsten Schritt zum Backlog des allgemeinen Sprint Projekts hinzugefügt. In dem Projekt sind die Tasks aller Entwicklungsprojekte für die laufende und kommende Woche gesammelt.

Mit der Liste aller Tasks aus unterschiedlichen Projekten, können die Projektmanager den Arbeitsaufwand für die nächste Woche überblicken. Sollte jemand zu viel oder zu wenig zu tun haben, können hier Aufgaben neu verteilt oder anders priorisiert werden. Das Ziel ist auch hier wieder eine Liste aller Tasks für die kommende Woche zu erstellen, mit Berücksichtigung der Kapazitäten aller Entwicklungsprojekte. Idealerweise sind allen Entwicklern genügend Tasks zugewiesen, so dass sie für die kommende Woche ausgelastet sind. In der Praxis müssen wir meistens wieder einige Tasks entfernen und für die übernächste Woche einplanen.

Falls Tasks innerhalb eines Sprints nicht erledigt werden können, kommen sie am Ende der Woche wieder zurück in die Next Sprint Sektion und werden vom Projektmanager erneut bewertet, ob sie in der darauffolgenden Woche erledigt werden sollen. An dieser Stelle beginnt der Prozess wieder von Neuem.

Weitere Tipps & Tricks zu Projektmanagement mit Asana findet ihr in dem Beitrag von Stephan.

Welche Tools und Strukturen verwendest Du bei der Organisation Deiner Projekte? Lasst uns dazu gerne ein Kommentar da.

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