[00:00:05.780] – Sarah
Herzlich willkommen zum Digital Impact Podcast. Mein Name ist Sarah Stock. Ich bin Marketing-Strategin bei den netzstrategen. In dieser Folge spreche ich mit meiner Kollegin und Digital Business Strategin Christina D’Ilio darüber, wie Prozessoptimierung nachhaltig Budget sparen kann. Diese Folge wurde am 14. Januar 2025 aufgenommen. Schaut gerne in die Shownotes, wenn ihr etwas Spannendes im Podcast hört. Dort verlinken wir nämlich alles, worüber wir sprechen. Nun geht es los mit Christina, die sich vorstellt.

[00:00:37.550] – Christina
Hi, ich bin Christina. Ich arbeite bei den netzstrategen im Digital Business Team. Das heißt, wir machen da die generelle Planung für unsere Kunden und Kundinnen. Also was wollen Sie erreichen? Welche Ziele stehen dahinter? Welche Zielgruppen und wie kann man das Ganze auch umsetzen? Also die Strategieentwicklung, den Digital Gameplan auch dann überführen in die Realität. Und ich bin am Anfang stark involviert in der strategischen Planung und übernehme dann auch zum Teil das Projektmanagement, wenn wir dann auch in die Umsetzung gehen und was dazu auch gehört, wenn wir einen Strategieplan erstellen, ist sich die Prozesse anzuschauen, die es im Unternehmen gibt und zu schauen, was läuft denn da schon gut, gibt es da Optimierungspotenzial? Kleiner Spoiler gibt es eigentlich immer und das sind Themen, mit denen ich mich ziemlich häufig beschäftige.

[00:01:23.830] – Sarah
Du hast es schon angesprochen Prozesse. Deswegen sind wir heute hier. Generell auf LinkedIn, in den Medien. Wenn man gerade über Strategie liest, liest man sehr, sehr viel mit KI Fokus, weil dieses Tool ja sehr mächtig ist und es die letzten zwei Jahre auch sehr präsent war und ich sag mal, gepusht wurde von allen möglichen Stellen. Wie ist es denn in der Praxis? Ist denn KI wirklich so oft die Lösung für Probleme, die es gibt? Wenn man sich Prozesse anschaut in der Strategie, weil im Kurse geben und im Alltag merke ich selbst auch, KI ist zwar ein richtig mächtiger Helfer und ein krasses Tool, um Ressourcen zu sparen, aber nicht die Allgemeinlösung für alles.

[00:02:04.030] – Christina
Ja, also gerade wird das KI Thema ja unter verschiedenen Gesichtspunkten diskutiert. Also Effizienzsteigerung ist auf jeden Fall eines der größeren Themen und ich habe das Gefühl, wir kommen in eine neue Phase. Also jetzt so zwei, fast zweieinhalb Jahre nach Einführung von ChatGPT würde ich sagen, jeder hat jetzt mal ausprobiert, was das Ding kann und hat jetzt mal so einzelne Punkte in der täglichen Arbeit dadurch unterstützen lassen. Und jetzt habe ich das Gefühl, dass die Unternehmen in eine neue Phase eintreten und auch eintreten sollten, nämlich nicht nur zu gucken, wie kann jeder für sich im stillen Kämmerlein einen Teil seiner Arbeit damit unterstützen lassen, sondern sich wirklich ganze Prozesse anschauen und sehen, was können wir eigentlich, wenn wir auf das ganze große Ganze gucken? Was können wir eigentlich verbessern durch KI? Oder vielleicht auch nur durch Digitalisierung? Also manchmal ist das KI Thema zwar der Vorwand, warum wir in Unternehmen reinkommen und uns die Prozesse anschauen, aber oft ist Digitalisierung auch die Lösung und das KI Thema wartet dann vielleicht in ein oder zwei Jahren erstmal auf uns. Aber grundsätzlich glaube ich eben, dass das Ende von dem erreicht ist, was jetzt jeder Einzelne für sich tun kann im Arbeitsalltag. Und dass die Unternehmen jetzt eben mehrere Menschen und Prozessschritte, Arbeitsschritte miteinander verbinden müssen, um die wirklich großen Potenziale zu heben.

[00:03:18.560] – Sarah
Wenn du dir Prozesse anschaust mit Unternehmen und mit Teams, wie gehen wir dabei vor?

[00:03:25.640] – Christina
In der Regel ist es eben so, dass am Anfang erstmal die Strategieentwicklung steht und das Zielbild, wo das Unternehmen digital hin will und was es erreichen will. Und dann schauen wir uns an, wie kommt man jetzt dahin? Und in der Regel ist es so, dass die digitalen Aktivitäten in irgendeiner Form intensiviert werden. Also sie müssen mehr tun in der Regel, oder naja, sagen wir mal, effizientere Dinge tun, um im Digitalen bestehen zu können. Das geht an die Webseite. Welche Prozesse gibt es, um die Webseite zu befüllen? Also zum Beispiel Content Erstellung. Aber auch wie sind die Prozesse, um die Webseite zu pflegen. Also Leute, die da technisch dran sind oder auch abseits davon interne Prozesse im Marketing. Also wie sind da überhaupt Abläufe, wie werden Sachen geplant, wie ist ein Redaktionsplan, wie ist die Planung auch für so was wie Messen oder sowas? Also Dinge, die im Marketing anfallen. Wir sind auch manchmal außerhalb des Marketings unterwegs, aber eben im Kern doch im Marketing. Und da ist es so, dass wir dann erstmal hinten anfangen. Was ist der Output? Also was soll am Ende des Prozesses stehen? Und dann dokumentieren wir, wie das Unternehmen jetzt gerade ist, da hinkommt. Also was sind gerade die, die Schritte, die gemacht werden und auch die Menschen oder die Rollen, die diese Schritte ausführen, zusammen mit den Tools. Und diesen ganzen Prozess visualisieren wir. Also das ist nach der Modellierung von BPMN. Ist ein relativ bekanntes Tool, um Prozesse zu visualisieren. Da hat man eben die einzelnen Rollen, die tätig werden, die Prozessschritte und die Tools und dann sieht man nachher relativ schön, ach guck mal, hier fängt der Prozess an und dann geht er von A nach B, nach C.usw. Und da wird schon mal deutlich, guck mal, dieser Schritt, der ist doch schon mal Quatsch, den können wir doch einfach weglassen. Der ist irgendwie historisch gewachsen, wie es dann so schön heißt. Also vor zehn Jahren haben wir das so gemacht und dann haben Leute, das Unternehmen gewechselt, sind neu dazugekommen, neue Tools wurden eingeführt, aber dieser Prozessschritt wurde nie kritisch hinterfragt, ob man den wirklich braucht. Deswegen gibt es den immer noch. Alle wissen, dass der Quatsch ist, aber machen wir halt schon immer so und wenn man sich das mal so visualisiert, dann sieht man, das lassen wir jetzt einfach. Das sind schon mal so die Quick Wins, die aus so einer Prozessvisualisierung rauskommen und eben weitere Sachen sind die Tools. Und was wir ganz oft feststellen, ist, dass einzelne Prozessschritte zusammengefasst werden können. Also wenn jetzt ein Prozess, was weiß ich, zehn Schritte hat, dann kann man mit einigen Tools das auf drei oder vier reduzieren. Und das ist auch schon mal ein ganz großer Gewinn in der Effizienz. Und das hat noch gar nichts mit KI zu tun, sondern es ist einfach nur eine Digitalisierung von Prozessen. Mein schönstes Beispiel, was es so relativ plakativ macht, war ein Unternehmen, die haben ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital bekommen. Haben die dann – also die wurden per Papier gebracht, dann wurden sie gescannt und dann wurden sie wieder ausgedruckt in die HR Abteilung gebracht. Und dann so what? Also so was ist denn, was passiert mit den Scans? Ist dann meistens die Frage. Ja, die liegen irgendwo ab und niemand weiß, was damit passiert. Also es gibt manchmal so Sachen, die sind so krude gewachsen, das weiß auch niemand mehr. Und erst wenn man sich das mal so von A bis Z anguckt, sieht man eben, was wirklich sinnvoll wäre. Und dann kann man auch wirklich optimieren, was Tools angeht oder auch was KI angeht.

[00:06:44.260] – Sarah
In den Workshops stelle ich immer mal wieder fest, dass es Menschen gibt, die so einen inneren Widerstand haben gegen diese Veränderungen und diese große digitale- oder KI-Keule. Wie geht ihr denn da in den Prozessen um oder in der Umsetzung um?

[00:07:00.430] – Christina
Im besten Fall ist es so, dass die Menschen das eben im Arbeitsalltag spüren, dass die Sachen wegfallen, die eh nerven. Also in der Regel können wir durch Digitalisierung und speziell durch KI so repetitive Aufgaben obsolet machen. Das heißt, Menschen, die Excel Tabellen pflegen, aber pflegen im Sinne von etwas von rechts nach links kopieren, von einem Datenblatt in das andere oder von einer Datei in die andere. Das zum Beispiel können jetzt Tools übernehmen, kI unterstützte Tools. Also machen keine Werbung. Aber wir arbeiten auch mit Zapier zusammen. Also mit dem Tool, was eben so Prozessschritte digitalisiert. Mal als Beispiel, wir machen ja Performancekampagnen auch für unsere Kunden und dort werden Leads generiert. Und diese Leads müssen dann eigentlich aus dem Werbemanager, wo sie generiert werden, überführt werden in Excel oder als Arbeitsdokument irgendwohin, damit das Unternehmen damit arbeiten kann. Und das hat ganz lange händisch stattgefunden. Einmal im Monat haben sich Menschen hingesetzt und Sachen von rechts nach links kopiert. Und ja, das ist natürlich Quatsch. Also das ist ja, das liegt ja schon digital vor. Warum muss ich das denn jetzt noch mal anfassen? Und da gibt es eben Tools wie Zapier, aber auch andere, die das einfach für einen übernehmen. Man muss gucken, Ist das alles datenschutzkonform, wenn es um persönliche Daten geht, wie bei Leads zum Beispiel. Aber im Grundsatz sind das Arbeiten, die einfach niemand mehr machen muss und die einem so den Rücken frei halten und das Gehirn frei halten, um die wirklich wichtigen Dinge zu machen. Und diese eben repetitiven Aufgaben, die ja die, die Quatsch sind, einfach nicht mehr zu machen.

[00:08:32.030] – Sarah
Ich frage das mit Absicht plakativ. Hast du es denn schon mal erlebt, dass wirklich eine ganze Rolle oder eine Stelle ersetzt wurde von KI? Inzwischen, seit du damit arbeitest oder diese Workshops durchführst.

[00:08:43.640] – Christina
Also der Kutscher, der die Pferdekutsche früher gefahren ist. Ne, habe ich bis jetzt noch nicht erlebt. Und ich – also ich glaube auch, dass das es ja nicht so sein kann, dass wir sagen, wir gehen jetzt bestimmte Dinge nicht an, weil sich dann Rollen verändern, weil die werden sich eh verändern. Also den Kutscher gibt es eben nur noch, ich weiß nicht auf dem Jahrmarkt oder für Leute, die durch den Central Park sich kutschieren lassen oder sowas. Das ist halt jetzt nur noch ganz wenige Menschen, während es früher mehr waren. Das sind einfach Entwicklungen, die wir sehen. Und einzelne Unternehmen können sich dagegen wehren und sagen: Aber Frau Müller macht doch schon immer unsere Excel Tabellen und die soll das doch auch weiter machen. Und ich verstehe auch diesen Impuls. Es nutzt nur nichts, weil es auf jeden Fall Unternehmen draußen gibt, die das machen werden und die dann einfach effizienter sind, weniger Kosten haben, dadurch besser investieren können und dadurch einen Vorsprung haben am Markt. Und deswegen glaube ich, es hilft nichts, die Augen davor zuzumachen, weil es ist trotzdem da und fällt dann irgendwann auf die Füße. Und meine Erfahrung ist, dass Leute dann einfach in andere Rollen reinwachsen. Also wir sehen, dass KI ganz viele Arbeitsstellen auch schafft oder ganz viele Rollen neu schafft, die es vorher einfach nicht gab. Also Leute, die sich darum kümmern, eben genau, wie sehen unsere Prozesse aus? Wie prompten wir? Welche Tools haben wir im Einsatz? Was ist das überhaupt mit der KI? Und wie können wir die einsetzen? Also da entsteht gerade ein ganz neues Feld. Also klar, wir jetzt zum Beispiel sind natürlich da an vorderster Front. Aber wenn ich überlege im letzten Jahr, wie viel ich mit KI zu tun hatte und wie viel Zeit ich darauf verwendet habe, dort mir Sachen anzulesen und die auch wieder weiterzugeben, hat sich da auch in meinem Arbeitsalltag ganz viel verändert. Aber ja, so ist es halt. Und in der Digitalisierung, glaube ich, ist es einfach der Standard, dass so was passiert. Und mit KI wird es viel, viel schneller noch passieren als bei der Digitalisierung vorher. Also das ist etwas, dem können wir nicht weglaufen. Das ist jetzt einfach da. Wir müssen uns dem einfach stellen.

[00:10:41.990] – Sarah
Es macht auch auf jeden Fall Sinn für Unternehmen, sich KI in die Prozesse zu integrieren und das Potenzial zu nutzen, aber auch Mitarbeitende zu motivieren, sich das selbst anzueignen. Es gab jetzt auch einen Beschluss, dass nächstes oder dieses Jahr, ist ja schon 25, alle Menschen einmal geschult werden müssen in Grundlagen mit KI, was auch sehr wichtig ist, vor allem mit Datenschutz. Ist auch sehr wichtig für alle Unternehmen, sich damit auseinanderzusetzen, wie das gehandhabt wird. Wie für was nutzen wir KI und wie kommunizieren wir das? Aber auf jeden Fall langfristig und nachhaltig gesehen ist so ein großer Mehrwert darin, Mitarbeitende dazu zu animieren, sich diesen Skill anzueignen. Und was ich auch gesehen habe, was viel Mehrwert bringt, ist intern auch Platz dafür schaffen, dass man sich austauscht. Also wenn eine Person oder ein Team sich was spannendes erarbeitet hat mit KI, dass es da wie so ein Marktplatz gibt oder ein Forum, wo man sich die Sachen weitergeben kann und austauschen kann. Weil sonst auch so viel verloren geht, wenn alle das Rad neu erfinden.

[00:11:42.650] – Christina
Also ich stimme dir in allem zu und wie gesagt, was ich eben sagte, ich glaube, dass das eigentlich der Standard werden muss. Also vor anderthalb Jahren wäre das was wo ihr sagt, fangt doch damit jetzt mal an. Mittlerweile würde ich sagen, wenn ihr das jetzt noch nicht habt, schwierig, jetzt aber ganz schnell. Und die nächste Stufe ist wirklich, aus diesem Experimentierstatus ein bisschen rauszukommen und das ja zu standardisieren. Also jeder hat jetzt hoffentlich Erfahrungen gesammelt. Wenn nicht, würde ich wirklich dazu raten, das schleunigst nachzuholen. Und es ist gut, dass es jetzt diese Verordnung gibt, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden schulen, weil das so ein wichtiges Tool ist. Das ist also so ein bisschen so, als wenn man ins Büro geht und sagt: Ach, mit Computern, ich weiß nicht recht, ob sich das so durchsetzt. Ich bin ziemlich sicher, dass KI mindestens so einen Einfluss hat, wie der Computer auf unsere Büroarbeit hatte in den letzten Jahren. Und deswegen ist es wichtig, sich damit auseinanderzusetzen. Aber eben nicht nur auf der experimentellen Ebene, sondern auch so ganz strukturiert mit diesen Prozessen. Also ich weiß, dass es nicht die Arbeit, die jetzt so am beliebtesten ist. Also Prozesse dokumentieren ist jetzt nicht wo man die Leute Schlange stehen sieht im Workshop. Also wenn man eine KI Schulung macht, dann gibt es natürlich auch die kritischen. Aber in der Regel kriegt man das relativ schnell voll. Das sehen wir ja auch in unseren Kursen. Zum Beispiel der Prompt Writing Kurs, den du ja auch anbietest, Sarah. Der ist ja echt ausgebucht seit jetzt anderthalb Jahren, seitdem wir den anbieten. Weil das eben auch so experimentierfreudig ist. Man kann nichts falsch machen, man hat sehr schnell Ergebnisse und Erfolgserfahrungen auch. Und dieses Prozesse dokumentieren ist erstmal so bäh. Und wenn man sich mal so eine BPMN Visualisierung anguckt, die ist jetzt auch nicht besonders fancy. Man müsste vielleicht mal überlegen, wie man die noch schicker hinbekommt. Ich gebe das mal an unser UXD-Team. Vielleicht fällt denen was ein. Aber im Grundsatz ist das erstmal keine – ja, also eben die Arbeit, wo sich alle drum reißen. Aber genau darin, glaube ich, sind die großen Potenziale, weil es eben so viele Firmen meiden. Es gibt ein paar Firmen, die müssen das machen für ISO-Zertifizierung. Die sind aber da auch extrem gut aufgestellt und sehr effizient in ihren Prozessen, weil die einfach immer eine Transparenz darüber haben. Wie machen wir eigentlich Folgendes? Und selbst bei uns, bei den netzstrategen kommen wir immer wieder an Punkte, wo wir sagen wie organisieren wir eigentlich Punkt XY, der so nicht Kerngeschäft ist, sondern so ein bisschen abseitig? Dann ist immer so ja, frag mal den oder frag mal die und wer ist denn schon lange dabei? Und die wissen das dann meistens auch. Aber in der Regel sind dann da Schleifen dazu gekommen, die, die irgendwie Quatsch sind oder die, die man nicht mehr braucht und die trotzdem gemacht werden, weil wir es immer schon so gemacht haben. Und deswegen ist diese – hacke ich so rum auf der auf der Prozessdarstellung und Visualisierung, weil weil man da so viel rausziehen kann. Und ich eben dafür plädieren würde, aus den Experimentierstatus ein bisschen rauszukommen. Für die Mitarbeitenden, die da bis jetzt Berührungsängste hatten, das weiter machen aber alle anderen, die schon einen Schritt weiter sind und zum Beispiel echt gute Prompts haben, um sich ihren Arbeitsalltag zu organisieren, dass man die nimmt und sagt so, jetzt mach das mal nicht nur für deinen Arbeitsalltag, sondern im besten Fall für den ganzen Prozess drumherum. Und da so diese Expertise auch nutzt, die es in den Unternehmen gibt. Weil ansonsten hat man nämlich Leute, die sagen: Och, ich komme ganz gut durch. Ich brauche eigentlich gar nicht mehr so viel Zeit für das Zeug, was ich mache. Aber wirklich spannend wird es erst da, wenn es eben Hand in Hand geht und nicht nur einer „King of AI“ ist und nur noch die Hälfte der Zeit braucht für sein Zeug, sondern wenn man es eben flächendeckend dann noch ausrollt.

[00:15:13.610] – Sarah
Du hattest schon von Automatisierungen gesprochen oder von Tools, zum Beispiel Zapier, mit dem wir auch arbeiten. So ein Tool wirkt ja sehr überschaubar, dass wenn es uns viel Arbeitsschritte und Stunden abnehmen kann, wo man Sachen automatisch, gerade nicht automatisch manuell von A nach B kopiert, ist es so ein Regelergebnis, dass du bekommst aus der Prozessanalyse oder wo kann man da den Großteil ansiedeln?

[00:15:39.830] – Christina
Das kommt tatsächlich darauf an, wie lange so ein Prozess schon nicht mehr optimiert wurde. Also je länger her, desto besser. Also wer sich schon lange keine Gedanken mehr um bestimmte Prozesse gemacht hat, ist auf jeden Fall – hat große Chancen, dass man mit sehr wenig Hilfsmitteln und überschaubaren Investitionen schon ziemlich viel hinbekommt. Manchmal sind es eben solche Tools, so „No Coding Tools“ wie Zapier zum Beispiel, die ja mit ein paar Euro oder ein paar Dollar im Monat dann schon wirklich Stunden einsparen. Also nicht nur eine, sondern mehrere Stunden im Monat einsparen. Und wenn man mal so einen internen Stundensatz – die meisten Firmen haben so 69 €, 79 € als internen Stundensatz. Wenn man nur eine Stunde einspart, dann wäre ja schon ein Abo über 30-40 € total gerechtfertigt. Also das muss man sich eben auch mal so dagegenhalten. Also so wie ich sage, es gibt Unternehmen, die schon mit so wenigen Tools total gut bedient sind. Und dann auch nicht mit einer Schwemme von Tools, sondern wir versuchen dann eben Lösungen zu bringen oder vorzuschlagen, die möglichst einfach zu handhaben sind. Das es immer noch praktikabel bleibt, dass man jetzt auch nicht so ein Zoo an kleineren Tools hat, wo dann auch keiner mehr durchblickt. Sondern wir wollen ja mehr Transparenz schaffen. Und es gibt eben Möglichkeiten, die relativ viel schon in sich mittragen und mit denen man dann auch zusammen wachsen kann. Also wo dann auch die Abomodelle so aufgebaut sind, dass man erstmal klein anfängt und sich dann ausweiten kann. Aber klar, es gibt auch Unternehmen, wenn die schon so weit durchdigitalisiert sind, dass es jetzt wirklich an der totalen Automatisierung liegen soll, also dass wir wirklich alle Schritte automatisieren sollen. Da ist es dann oft ein anderes Tech Stack, das gibt es schon auch, ist aber die absolute Ausnahme bei uns. Also die Unternehmen, in denen wir das machen, die sind eben in der Regel so, dass wir erst mal digitalisieren und dann ist dann da vielleicht 20, 30 % tatsächlich KI. Der Rest ist aber eher Digitalisierung. Und die Investitionsvolumen sind wirklich total überschaubar. Also das ist, dass man eben mit relativ wenig Aufwand ganz viel erreichen kann.

[00:17:40.590] – Christina
Und wir stehen ja auch zur Seite bei der, ja, bei der Beratung. Also wir haben mit niemanden einen Vertrag, dass wir Tools irgendwie besonders empfehlen würden, sondern versuchen, möglichst offen da ranzugehen und auf den Use Case zu schauen, den das Unternehmen hat, oder den Prozess der, der digitalisiert werden soll oder „KI-isiert“ werden soll. Und versuchen da was rauszusuchen, was dann auch passt zu den Unternehmen. Und dann kann man von dort aus meistens weiter wachsen. Also wenn man dann das Gefühl hat, so nach einem Jahr, anderthalb. Vielleicht ändern sich auch noch Anforderungen, dann kann man die nächste Ausbaustufe starten. Das ist auch ein total gangbarer Weg.

[00:18:18.010] – Sarah
Kannst du noch abstecken, wie weit diese Prozessanalyse geht? Also wir hatten es jetzt schon von der Metaebene, dem strategischen, aber auch von der von der Umsetzung im Marketing zum Beispiel. Kannst du da noch mehr beleuchten, was angeguckt wird?

[00:18:35.230] – Christina
Ja. Also meistens machen wir es so, dass wir so 3,4,5 Kernprozesse definieren, die total wichtig sind für das Unternehmen oder für die jeweilige Abteilung. Manchmal – also besonders kompliziert sind meistens die Prozesse, die abteilungsübergreifend sind. Also gerade Marketing und Vertrieb zum Beispiel. Da gibt es oft Prozesse, wo man sagt okay, da müssen wir noch mal genauer drauf schauen und überhaupt definieren, wer was wie macht. In der Regel ist es immer ein Problem, der Lead Prozess. Also das Marketingteam ist dafür verantwortlich, Leads einzusammeln. Digitale Leads. Das bedeutet, es werden Performance Kampagnen geschaltet, was weiß ich bei LinkedIn, bei Google, bei Bing. Und dann werden die eingesammelt. Wenn es gut läuft, hat man hintendran schon ein CRM. Also ein Tool, was eben alle Kontakte managt. Da laufen die dann automatisiert rein und dann sagt meistens das Marketing Team, so, hier bitteschön, von nun an bitte ihr. Wir haben jetzt dafür gesorgt, dass sich jemand bei euch gemeldet hat mit Interesse. Ihr bearbeitet den jetzt bitte. Aber für das Vertriebsteam ist das gar nicht klar, dass die dann ab dort übernehmen und was sie überhaupt machen sollen. Und ist er richtig qualifiziert, der Lead? Was will der überhaupt? Will er nicht einfach nur ein Preisblatt haben usw. Und in der Regel ist dort genau der Bruch, wo viele Leads auch versanden. Also das sehen wir auch, wenn wir uns das angucken und gucken dann mal ins CRM und dann so: Ahh, hier sind über 100 Leads gar nicht bearbeitet. Ja, die waren gar nicht zugeordnet, weil zum Beispiel auch die meisten Vertriebsteams sind nach Orten organisiert, also Norden, Süden, Westen, Osten, manchmal auch ein bisschen feingranularer. Und dann gibt es jemanden in dem Bereich, der dann bei einem Kollegen landet, der eben gar nicht so mit dem CRM arbeitet, weil er es bisher nicht wusste, weil er sagt, ich kenne alle meine Kunden, ich brauche das Tool nicht. Und dann kommen auf einmal neue dazu. Und dann sagt er: Ach so, das habe ich gar nicht gesehen. Wie, also was genau muss ich jetzt machen? Und ja, das sind so Sachen, die haben erstmal nichts mit Digitalisierung zu tun oder mit mit KI, sondern einfach nur wer ist wann für was verantwortlich. Also das auch mal zu definieren ist schon mal die halbe Miete, würde ich sagen. Und dabei helfen wir eben auch. Also auch das mal offensichtlich zu machen und transparent zu machen hilft total. Und genau dann gehen wir eben weiter vor. Wir würden dann definieren okay, diese Kampagne wird aufgesetzt, Welche Arbeitsschritte braucht es, wer liefert welchen Content, wer stellt die Kampagnen ein? Und dann geht es eben weiter und hört nicht auf, sondern dann geht es zum Vertrieb. Und was macht jetzt der Vertrieb? Wie arbeiten die mit dem Tool? Welche Schritte im Tool können helfen, dass der Vertrieb das noch effizienter machen kann? Welche Felder werden automatisch ausgefüllt? Welche Felder kann man sich vielleicht auch durch Durchanreicherungssoftware holen? Also was weiß ich, eine Vervollständigung von einer Adresse zum Beispiel oder solche Dinge identifizieren wir dann auch. Und de Prozess endet dann eben erst dann, wenn es einen Abschluss gibt, der Kunde sich nicht mehr meldet oder abgesagt hat. Das ist das Ende des Prozesses. Der Anfang des Prozesses ist es, die Performance Kampagne aufzusetzen beispielsweise. Und das sind relativ viele Schritte und viele Personen und auch Abteilungen. Und das hat man dann eben mal einmal im Überblick und kann dann mit allen darüber reden. Das allen klar ist, so, weißt du jetzt, was du zu tun hast oder ist da noch irgendwas offen? Und dann guckt man eben wie kann man es so technisch unterstützen, dass es dann eben auch besonders effizient abläuft.

[00:21:49.710] – Sarah
Wenn Leute wissen, wie KI funktioniert und wie man damit denken kann oder generell mit digitalen Tools, dann hat es so eine Wellenwirkung, habe ich das Gefühl. Dann kommen sie nach der Pause und immer mal wieder mit anderen Sachen. Aber wir haben den Pain Point. Das ist auch ein Problem, dass fast niemand an, weil es zu groß ist. Kann man das mit KI machen? Also ein Beispiel war Termine finden, teamübergreifend Termine finden war sehr schwer, weil festgesetzte Termine sehr viel vom Zeitplan eingenommen haben und von den Räumen. Und dann wurde es einfach mal exemplarisch in die KI gepackt. Die hat es einmal sortiert und parallel laufen lassen und zack, war viel Zeit da. Erlebst du das auch, wenn die Prozesse einmal angefasst werden, dass es ja, ich sag mal, sich weiterentwickelt, auch wenn wir nicht mehr da sind.

[00:22:35.690] – Christina
Ja, das Spannende ist tatsächlich, dass mit dem Einsatz von KI tatsächlich ganze Prozessschritte oder der ganze Prozess auf einmal anders aussehen kann. Also eben bei dem manuellen oder auch teildigitalisierten Prozess kann es dann sagen – also bleiben wir mal bei dem bei dem Kalendereintrag. Ich bin Organisatorin eines Termins mit dir und noch jemand anderen. Und dann gucke ich in deinen Kalender. Ich gucke in den Kalender von dem anderen und dann gucke ich, wann passt es mir, wann passt es denen? Ist das ein Blocker, den die haben? Kann ich das überschreiben? Ist das jetzt Quatsch was die da drinstehen haben? Ist es frei? Und fange eben an manuell dran rumzumachen. Schicke die Einladung und ihr sagt ja oder nein. Und bei nein gehen wir wieder in die nächste Runde. Und ich habe letztes Jahr auch ein Tool ausprobiert, wo sich dann die gesamte Organisation, also das wäre dann zum Beispiel für netzstrategen und Brands intern, da würde sich jeder anmelden und jeder würde Zugang geben zu seinem Kalender und bestimmte Slots könnte man blocken, aber alle anderen würden tatsächlich frei gepuzzelt werden. Also alle Termine, nicht nur der eine, den ich jetzt einstellen will. Also mein Beispiel war ja, ich suche einen Termin für uns drei. Da wäre es dann so, die KI sucht alle Termine, für alle aus der Organisation. Das ist halt ein völlig anderer Prozess. Das sind also irgendwie mal 50 oder so in der Komplexität, weil es einfach mehr Leute sind, mehr Tage, mehr Termine. Aber das kriegt halt die KI besser hin. Also je mehr Einfluss wir der KI geben, desto besser sind die Ergebnisse. Also wenn ich jetzt einer KI sage, ich suche jetzt mal nur einen Termin für Sarah, XY und mich, dann hat es die KI genauso schwer wie ich auch als Mensch. Wenn ich der KI aber sage such jetzt mal alle internen Termine für alle netzstrategen und alle angeschlossenen Brands, dann sagt die KI, alles klar, cool. Jetzt habe ich viel Masse, mit der ich rumjonglieren kann. Rechnen kann die KI einfach sehr gut und Abhängigkeiten miteinander bestimmen und dann kommen halt super Ergebnisse dabei raus. Und das ist ein Learning auf jeden Fall von mir. Wenn man sich denkt ach, diesen einen Prozess, den sich jetzt mal anzugucken, das wird doch einfach. Und dann guckt man drauf und sagt: Aha. Noch cooler wäre es eigentlich, wenn man den noch ausweiten würde und folgende Bereiche mit reinnehmen würde. Das ist dann manchmal mit größeren Umwälzungen verbunden. Aber grundsätzlich ist es so, je breiter das Spielfeld für die KI, desto bessere Ergebnisse kann das Ding eigentlich erzielen. Und das ist dann am Anfang fühlt sich das ein bisschen wie Kontrollverlust an. Kann ich auch verstehen, aber die Ergebnisse sind einfach wirklich gut und fast unschlagbar, weil die eben alle Eventualitäten mitdenken kann, die ich einfach nicht alleine auf die Kette kriegen würde. Also wenn ich mir vorstelle, ich müsste für alle von uns den Terminkalender machen. Ja, ganz genau. Aber die KI sagt, ach cool, je mehr, desto besser, desto mehr Möglichkeiten und Varianten habe ich, die ich durchspielen kann. Und das ist auf jeden Fall was, was ich mitnehme. Und auch wenn wir mit Unternehmen über Prozesse denken, dass die nicht zu eng gefasst sein sollen. Also im besten Fall sind das eben übergreifende Sachen, wo es dann auch ein bisschen Spielraum gibt für eine KI beispielsweise, sich da auszuweiten.

[00:25:36.510] – Sarah
Und auch simple Zeitfresser an die KI abzugeben oder irgendein Tool abzugeben. Wie Termin finden, macht den Kopf einfach frei für spannendere Aufgaben oder auch wertschöpfende Aufgaben, wie zum Beispiel den Termin zu suchen.

[00:25:49.590] – Christina
Ja, auf jeden Fall. Also ich merke das auch, seitdem ich mich mit diesem Prozess Thema beschäftige, wie viel administrativen Kram man macht, wo ich denke, das ist doch eigentlich Quatsch, dass ich das jetzt so mache. Also das fängt ja bei Terminnotizen an, also die Protokolle aus Terminen zum Beispiel. Das kann eine KI auch hervorragend. Also die transkribiert den Call. Also wenn es ein virtueller Call ist, wird der transkribiert und daraus wird nachher eine Zusammenfassung gemacht. Entweder auf Personenebene, also Christina hat gesagt Y und Sarah hat gesagt Z. Oder eben auch es wurde beschlossen, das. Kann man – gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Aber immer dann, wenn ich, wenn ich jetzt eine Zusammenfassung über irgendwas schreibe, für mich, für andere, denke ich, das war jetzt Quatsch, das hättest doch jetzt anders machen können. Und von solchen Sachen gibt es eben Tausende. Wahrscheinlich die man, die man einfach auslagern kann und einfach mehr Hirnkapazitäten für wichtigere Sachen hat.

[00:26:47.530] – Sarah
Wenn jemand jetzt diese Folge gehört hat und denkt, Ja, das ist eine sehr gute Idee. Ich möchte das gerne für mein Unternehmen, für mein Team, auf welcher Ebene auch immer einmal einsetzen. Was wäre denn ein guter Zeitpunkt, um es zu starten? Also wenn es an die Budgetplanung für das nächste Jahr geht, mitten im Jahr, wenn irgendwas kaputt ist, ist das universell praktischen einsetzbar oder braucht man da irgendwie, ich sag mal Vorlauf?

[00:27:12.930] – Christina
Also wir haben – wir nehmen jetzt gerade im Januar auf und ich würde sagen, jetzt ist die beste Zeit. Aber wenn wir im Juli aufgenommen hätten, hätte ich auch gesagt besser heute als morgen. Also grundsätzlich ist es so, wenn man sich seine Prozesse lange nicht angeguckt hat, würde ich ja sagen, so früh wie möglich starten. Also ich bin mir sehr sicher, dass man da Potenziale entdeckt, die auch auf die Budgetplanung einen Einfluss haben. Also das heißt, wenn man jetzt eine Budgetplanung fürs Jahr macht, dann ist es bestimmt nicht schlecht, sich das anzuschauen und zu sehen, wie kann ich meine Kosten reduzieren? Aber das schöne Jahr ist, wenn man mit Kosten rechnet und nicht mit den mit den Umsätzen. Alle Kosten, die man einspart, sind ja erstmal gut. Da beschwert sich ja niemand am Jahresende darüber, was unsere Kosten waren geringer als geschätzt. Was ist denn da los? Da muss ich ja zum Glück niemanden für rechtfertigen. Das heißt auch wenn jetzt eben die Jahresplanung schon steht, also ich würde sagen, um Kosten zu minimieren, ist es nie zu spät und deswegen kann man damit gut starten. Und wie gesagt, wir gucken ja erstmal. Also in der Regel läuft es so ab, dass wir uns für ein Erstgespräch treffen und feststellen, wo denn da gerade die Bedarfe sind. Für welche Abteilung soll es gelten? Soll es übers ganze Unternehmen sein oder nur für einzelne Bereiche? Und dann definieren wir eben diese 3,4,5 Prozesse, die sich angeguckt werden soll. Und dann kommt es ganz darauf an, was der sinnvollste Schritt als nächstes ist. Manchmal machen wir einen Workshop mit mehreren Leuten, die an diesen Prozessen beteiligt sind und dokumentieren den dann. Also dokumentieren den gemeinsam. Manchmal machen wir das auch in Einzelinterviews. Also dass wir mit den Leuten, die beteiligt sind, am Prozess sprechen und sagen: Aus deiner Sicht wie ist der denn so? Da muss man schauen, was da das beste Vorgehen ist, was für diesen Prozess am einfachsten ist. Und danach wenn wir das mal haben und den Prozess auch klar haben und visualisiert haben, dann sprechen wir darüber, wie sehen jetzt die Potenziale aus? Und das ist ja, das sind relativ überschaubare Aufwände, bis dahin. Und das glaube ich, kriegt man auch unterjährig ganz gut unter und reingeschoben. Und ja, ich habe es eigentlich bis jetzt noch nicht erlebt, dass wir uns was angeguckt haben, gesagt haben, also der ist so perfekt, der Prozess, da wüsste ich jetzt gar nicht, wo man da ansetzen soll. Also in der Regel, wenn man sich dazu entschließt, sich das anzugucken, gibt es am Ende mindestens irgendwo eine Kostenreduzierung, bin ich mir relativ sicher.

[00:29:31.390] – Sarah
Ja, spannend. Vielen Dank, Christina. Ich denke jetzt auch tatsächlich über meine Prozesse nach und vor allem über das Terminfindungsthema. Das würde ich ja sehr gerne einfach abgeben. Alles, was wir gesagt haben, ist in den Shownotes verlinkt. Die Tools, die wir genannt haben und auch die smarte Prozessanalyse, wie wir unterstützen können. Und ja, vielen Dank für deine Zeit.

[00:29:57.040] – Christina
Vielen Dank, dass ich hier sein durfte und ich freue mich drauf, ein paar Prozesse in diesem Jahr noch zu optimieren.

[00:30:04.570] – Sarah
Der Digital Impact Podcast ist ein Projekt der Digitalberatung netzstrategen GmbH aus Karlsruhe. Er wird vorbereitet und produziert von Sarah Stock. Die Inhalte verantworten die jeweiligen Moderator:innen der Aufnahme. Abonniert gerne unseren Podcast, damit ihr immer mitbekommt, wenn wir neue Folgen veröffentlichen. Und wer noch mehr von uns netzstrategen hören mag, kann gerne unseren Newsletter per Email oder auf LinkedIn abonnieren. Ihr findet uns über Google oder die Links in den Shownotes. Dort gibt es auch alle vorherigen Folgen dieses Podcasts zu finden. Und wenn ihr Feedback habt oder euch Themen für zukünftige Folgen wünscht, dann schreibt uns auch gerne oder besucht uns zum nmfka in unserem Büro in Karlsruhe. Wir freuen uns auf euch!