E-Mail-Marketing: Der Kanal, der euch gehört
E-Mails landen direkt in der Inbox, zwischen Rechnungen, wichtigen Informationen und anderen Newslettern. Anders als bei Social Media entscheidet kein Algorithmus darüber, wer eure Inhalte sieht. Wir schauen uns euer bestehendes Setup an, bauen auf, was fehlt, und übernehmen auf Wunsch auch den laufenden Betrieb.
Erst die Bestandsaufnahme, dann der Versand
Wenn ein Newsletter nicht gut performt, liegt es selten am Text. Meistens liegt es an dem, was vorher passiert ist: an einem Verteiler, den seit Jahren niemand aufgeräumt hat, an einem Tool, das vor fünf Jahren jemand ausgewählt hat und heute keiner mehr richtig bedient, an halbfertigen Automatisierungen oder an Inhalten, die zwar sachlich korrekt sind, aber nicht zur Zielgruppe passen.
Deshalb fangen wir nicht mit dem Versand neuer Mails an, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Wie die aussieht, hängt davon ab, wo ihr gerade steht.
Ihr versendet schon, seid aber unzufrieden mit den Ergebnissen. Dann beginnen wir mit einem E-Mail-Marketing Audit. Wir sehen uns Verteiler und Datenqualität an, prüfen Segmentierung und Zustellbarkeit, gehen euer Tool-Setup und die bestehenden Automatisierungen durch und bewerten Inhalte, Design und Rechtssicherheit. Was ihr am Ende bekommt, ist ein Arbeitsdokument mit Befunden, einer klaren Priorisierung und konkreten nächsten Schritten.
Ihr fangt bei null an. Dann klären wir zuerst, was ihr überhaupt erreichen wollt, denn ob es um Leads, Kundenbindung, Umsatz oder eine Community geht, entscheidet über Tool, Format, Inhalte und Frequenz. Erst danach bauen wir Technik, Design, Inhalte und Redaktionsplan auf.
In beiden Fällen wissen wir vor der ersten Zeile Text, worauf wir hinarbeiten.
Die Bausteine
E-Mail-Marketing Audit & Strategie
Bestandsaufnahme eures Verteilers, eurer Zustellbarkeit und eurer bisherigen Kampagnen, dazu die Strategie, die daraus folgt: Zielgruppen, Segmente, Formate, Frequenz und Kennzahlen, mit denen sich tatsächlich entscheiden lässt.
Tool-Auswahl, Setup & Design
Ob HubSpot, Brevo, Mailchimp, CleverReach, Klaviyo, ActiveCampaign oder Resend: Wir empfehlen das System, das zu eurem Team und euren Daten passt, begleiten die Migration aus dem alten Tool und bauen Templates in eurem CI, die auch in Outlook und im Dark Mode funktionieren.
Content, Automatisierung & Betrieb
Von der Redaktion über Willkommensstrecken, Reaktivierung und Lead Nurturing bis zu Reporting und A/B-Tests. Wenn ihr wollt, übernehmen wir den laufenden Versand komplett.
So läuft ein E-Mail-Marketing-Projekt ab
Erstgespräch
Wir klären Ziele, Zielgruppen und die Ressourcen, die ihr realistisch einbringen könnt.
Audit oder Konzept
Wer schon versendet, bekommt die Bestandsaufnahme mit priorisierten Maßnahmen. Wer neu startet, bekommt das Konzept für den Aufbau.
Umsetzung
Tool, Technik, Design und Inhalte, entweder gemeinsam mit eurem Team oder vollständig von uns.
Regelbetrieb
Versand, Auswertung und Optimierung. Denn erst im laufenden Betrieb zeigt sich, welche Formate und Betreffzeilen bei eurer Zielgruppe tatsächlich ankommen.
Mit dem ersten Versand endet die Zusammenarbeit nicht. Wir werten die Kampagnen regelmäßig aus, testen Betreffzeilen und Formate und schärfen Segmente nach, sobald sich Muster zeigen. Verteiler altern, Tools verändern sich, und Zustellbarkeit ist nichts, was man einmal einrichtet und dann vergisst. Deshalb übernehmen wir in der Regel auch die laufende Betreuung.
Häufig arbeiten wir dabei als Sparringspartner:innen: als erste Anlaufstelle bei Fragen zu Tools, Datenschutz und Zustellbarkeit, bei der Redaktionsplanung und in der Abstimmung mit Kanälen wie Content und Social Media. Wer E-Mail-Marketing lieber selbst aufbauen will, bekommt von uns eine Schulung, die auf das eigene Setup zugeschnitten ist.
Dazu gehört inzwischen auch der Umgang mit KI im Redaktionsalltag. Wir setzen sie dort ein, wo sie Zeit spart: bei Varianten, Segmentlogik, Betreffzeilen-Tests, Recherche und als Unterstützung in der Content-Erstellung.
Häufige Fragen
- Was ist ein E-Mail-Marketing Audit?
- Ein E-Mail-Marketing Audit ist die systematische Prüfung eures bestehenden Newsletter-Setups: von Verteiler und Datenqualität über Zustellbarkeit, Tool und Automatisierungen bis zu Inhalten und Rechtssicherheit. Am Ende steht eine priorisierte Liste konkreter Maßnahmen.
- Was kostet ein E-Mail-Marketing Audit?
- Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Newsletter ist überschaubar, während mehrere Verteiler, parallele Tools und über Jahre gewachsene Automatisierungen deutlich mehr Zeit brauchen. Im Diagnose Call schätzen wir gemeinsam ein, was in eurem Fall sinnvoll ist.
- Wie lange dauert ein E-Mail-Marketing Audit?
- In der Regel zwei bis drei Wochen. Wir brauchen dafür Zugriff auf euer Versandtool und ein Gespräch mit den Verantwortlichen, den Rest übernehmen wir.
- Wir haben noch gar keinen Newsletter. Lohnt sich das?
- Meistens ja, weil E-Mail der einzige digitale Kanal ist, dessen Reichweite euch wirklich gehört. Voraussetzung ist allerdings, dass ihr wisst, was ihr erreichen möchtet, und die Ressourcen habt, es regelmäßig zu tun. Das klären wir im Erstgespräch.
- Welches E-Mail-Tool ist das beste?
- Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten, weil die Systeme unterschiedliche Stärken haben. Mailchimp eignet sich gut für den Einstieg, HubSpot spielt seine Stärken aus, wenn CRM und Marketing zusammenlaufen, Brevo überzeugt beim Preis, Klaviyo im E-Commerce und Resend bei Teams mit technischem Know-how. Wir entscheiden anhand eurer Anforderungen, nicht anhand von Rankings.
- Übernehmt ihr auch bestehende Newsletter und Verteiler?
- Ja. Wir analysieren das laufende Setup, zeigen auf, wo Potenzial liegt, und übernehmen auf Wunsch die weitere Betreuung. Auch ein Umzug in ein anderes Tool gehört dazu.
- Ist das alles DSGVO-konform?
- Ja, das ist ein fester Bestandteil der Arbeit: Double Opt-in, dokumentierte Einwilligungen, saubere Abmeldung und Auftragsverarbeitung. Im Audit prüfen wir, ob das vorhandene Setup hält, und beim Neuaufbau richten wir es von Anfang an richtig ein.
- Was ist der Unterschied zwischen Newsletter und Marketing Automation?
- Ein Newsletter geht zu einem festen Zeitpunkt an alle oder an ein Segment, während Marketing Automation auf Verhalten reagiert, etwa auf eine Anmeldung, einen Klick, einen Kauf oder längere Inaktivität. Beides gehört zusammen, braucht in der Planung aber unterschiedliche Logiken.
Ansprechpartner:in
Marketing-Strategin
Sarah entwickelt und hält AI-Trainings und AI-Lernprogramme für Teams, vom Tages-Workshop bis zum mehrwöchigen Programm. Als Marketing-Strategin verantwortet sie außerdem Brand- und Community-Marketing sowie das E-Mail-Marketing. Zudem produziert sie den Digital Impact Podcast und Content für unsere Kanäle.
Wie steht es um euer E-Mail-Marketing?
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