Fokus behalten, während KI arbeitet

Was macht ihr in der Zeit, die Claude braucht um eure Aufgabe auszuführen? Herzlich Willkommen zu dieser KI News Update Folge im Digital Impact Podcast. Ich bin Sarah, Marketing Strategin bei den netzstrategen und Producerin dieser Folge. Christina und Chris sprechen heute darüber, wie konzentriert durch die fragmentierte Arbeit mit KI kommenund wie sie ihren Arbeitstag mit KI optimieren. Diese Folge wurde am 20. Mai 2026 aufgenommen und nun tauchen wir direkt ins Thema:

Ich wollte mit dir heute über eine neue Form der Probleme beim Arbeiten mit KI sprechen, die wir wahrscheinlich alle schon bemerkt haben. Wir haben es in anderen Podcasts auch schon besprochen, in anderen Episoden, und zwar über die Fragmentierung unserer Arbeit durch das Arbeiten mit KI. Hast du dazu eine Meinung?

Ich habe auch ganz viele Probleme dazu, die ich beisteuern kann zur Diskussion. Also ja, fragmentiertes Arbeiten, das ist ja eh durch Digitalisierung, würde ich sagen, arbeiten wir eh viel fragmentierter, als das vorhergehende Generationen gemacht haben. Ich bin ja von Haus aus Soziologin, wie ich schon mal öfter gesagt habe, und ich habe mich da im Studium auch tatsächlich mit beschäftigt, dass ja durch die Digitalisierung wir einfach viel, viel mehr Aufgaben an einem Tag bewältigen können. Also das, was wir an Produktivität haben und an der Vielzahl von Aufgaben, die wir eben in so einen 8-Stunden-Tag pressen, das ist der – Das ist erstmal die Arbeit und auch der Outcome früher von Wochen, Monaten gewesen, von vorhergehenden Generationen ohne Digitalisierung und weiß ich nicht, so einen Serienbrief fertig machen. Ich weiß das noch während meiner Ausbildung. Ich habe vorm Studium erst eine Ausbildung gemacht zur Redakteurin. Da haben wir mal einen Serienbrief rausgeschickt, da war ich irgendwie 2 Tage beschäftigt.

Ja, die Excel-Liste pflegen und dann die Excel-Liste mit Word verknüpfen und dann gucken, dass die auch alle generiert werden, ausdrucken, eintüten.

Genau, und das war ja schon halb digital. Also ich meine, der letzte Schritt des Eintütens ist einfach ja so, den muss man halt erstmal machen. Aber auch diese Serienbriefe waren ja immer die Hölle. Aber ich habe mich eben 2 Tage damit beschäftigt und war danach Expertin im Serienbriefe erstellen. Das kann ich auf jeden Fall mal sagen. Und jetzt ist das ja, ich meine, ich weiß gar nicht, Serienbriefe machen wir ja, also die meisten, na doch, es gibt noch ein paar, die es auch händisch rausschicken, aber es ist jetzt einfach ein Newsletter. Und wenn man mal in meine Einträge guckt, so meistens brauche ich für unsere Newsletter so 2 Stunden, mit Inhalt. Und das war jetzt nur 2 Tage fürs Administrative. Ich habe gar nichts mit dem Inhalt zu tun gehabt. Daran erinnere ich mich jedenfalls gar nicht mehr, weil das nicht die Hauptaufgabe war. Also wir haben eh jetzt schon super fragmentierte Tage und durch KI wie alles ist es mal wieder auf Speed mal 20 oder ich weiß nicht, was da, ob man mal irgendwann so einen Faktor dran machen kann. Und so, wir können ja mal beschreiben, was so das typische Arbeiten ist. Oder ich beschreibe es mal für mich. Vielleicht ist es für dich anders. Also wenn ich, also ich habe im Prinzip keine To-Dos mehr, die ich nicht erstmal darauf prüfe, ob KI mir dabei helfen kann. Und in der Regel gibt es mindestens Teilbereiche, wo sie das kann. Und dann, wir haben es ja schon beschrieben, lege ich einen Ordner an in meiner Struktur und sage so, wir arbeiten jetzt in diesem Ordner an diesem To-Do und ich muss Folgendes machen, bitte erstelle mir, keine Ahnung, XY. Nehmen wir mal, ich hatte letzte Woche einen Workshop, da brauchte ich Arbeitsblätter für. Bitte erstelle mir Arbeitsblätter für folgenden Schritt im Workshop als HTML. Und genau, und dann, ich brauche diese Arbeitsblätter in mehrerer Ausführungen. Dann sage ich, bitte stell es mir ein, dann können wir den durchiterieren und dann erstellst du nachher alle anderen. Das ist vielleicht schon mal der erste Tipp. Wenn man das nicht dazu sagt, macht er immer auf einem Schritt alle. Macht es auf jeden Fall nachher bei der Qualitätskontrolle und so nicht leichter. Und dann fängt er halt an zu rödeln und je nach Aufgabe dauert das halt, ich weiß nicht, manchmal sind es nur 30 Sekunden, manchmal sind es 10 Minuten oder so. Es kommt halt auf die Komplexität an. Und dann ist die große Frage, was mache ich mit diesen 30 Sekunden bis 10 Minuten? Oder noch länger manchmal. Noch länger ist ja eigentlich leicht, weil dann weiß ich okay, und man weiß es aber vorher nicht, da steht ja keine Angabe, ich komme in 10 Minuten damit zurück und dann sitzt man da und was ich dann mache, ich Idiot, Idiotin, ich fange an, meine Mails zu checken und gucke in Slack und in Asana, unserem Projektmanagement-Tool, vielleicht bin ich sogar so dumm und gucke bei LinkedIn, das ist so die blödeste Idee und dann ja, dann bin ich eben, biege ich irgendwo ab. Dann fange ich auf einmal an, mich mit einem anderen To-do zu beschäftigen oder auf eine Slack-Nachricht zu antworten und dann biege ich auch gedanklich ab. Und irgendwann denke ich und so in mir drin ist so dieses: Da war doch was, da war doch was, da war doch was. Und dann denke ich: Ah ja, ich gucke mal nochmal bei Claude. Ah ja, stimmt, da war ja was. Die Arbeitsblätter für den Workshop. Genau. Und dann fange ich halt an, da die QA zu machen. Und das ist einfach, ich habe selber nachher das Gefühl, ich habe an 1000 Sachen gearbeitet, aber nichts richtig gemacht. Mir fehlt der Fokus auch für diese Arbeitsblätter. Wir können ja gleich mal über Lösungen sprechen. Ich habe jetzt mittlerweile für mich versucht, mir das besser zu strukturieren, aber sozusagen die ersten Versuchungen ganz lange jetzt, also ganz viele Wochen, habe ich genauso gearbeitet. Und es hat sich, also mein Outcome war schon okay dann und auch deutlich produktiver als zuvor, aber angefühlt hat sich echt wie wirklich so ein Eichhörnchen auf Speed.

Ja, großes Plus finde ich aber, dass du immerhin noch wusstest, dass du die Arbeitsblätter angestoßen hast. Weil wenn man dann tatsächlich 8 Sachen gleichzeitig macht in den 30 Sekunden Pause, die man hat, dann kann man da auch mal schnell vergessen, an was man eigentlich gearbeitet hat. Ich glaube, genau das ist auch das Problem. Also wenn wir von der Fragmentierung sprechen, dann ist es so, wir switchen halt ganz oft zwischen verschiedenen Aufgaben und dadurch, dass eben diese Pufferzeiten plötzlich da sind, weil wir auf irgendwas warten, versuchen wir halt in der Zeit was anderes Sinnvolles zu machen, um halt nicht zuzugucken, wie jetzt Claude oder jede andere KI, das ist ja tatsächlich stellvertretend, das ist jetzt nicht neu durch Cloud, sondern das war ja bei den anderen KIs im Grunde auch schon so, dass wir dann versuchen, das irgendwie sinnhaft zu füllen und irgendwie anzuordnen. Und da wird es dann halt problematisch. Also wir hatten es auch in der Folge zu Claude Code ja schon dazu, dass ich mir da mit Asana behelfe, um überhaupt da einen Track noch zu haben, was ich eigentlich gerade gemacht habe zuletzt, um da wieder anknüpfen zu können. Und ich glaube, dieser Switch zwischen den Aufgaben, vor allem gedanklich, ist ja auch das, was die was die Probleme dann am Ende verursacht.

Ja, ich glaube auch, dass das zweigeteilt ist, das Problem. Jedenfalls wenn ich für mich drauf gucke. Das eine ist tatsächlich die Fragmentierung und die kurzen Zeithappen zwischen den Aufgaben. Oder eigentlich ist es dreigeteilt, würde ich sagen. Also das eine ist, dass ich eben an so vielen Sachen gleichzeitig arbeite, was sich erstmal gehetzt anfühlt. Also ich weiß nicht, Cortisolspiegel müsste man mal messen bei sowas. Also ich habe schon das Gefühl, dass es dass es irgendeine Form von Stress ist. Was sich daraus ergibt, ist so Ownership für die Sachen, die produziert werden, ist auf jeden Fall deutlich geringer. Also eben wenn ich diese Arbeitsblätter selber erstellt hätte, wüsste ich auf jeder, also zu jeder Aufgabe ganz genau, was dort passiert ist. Mit KI kriegt man das auch hin, aber Ownership für Tätigkeiten, die eine KI übernimmt, ist glaube ich noch mal was anderes. Und auch so die Wissenstiefe, die man erlangt. Und das Dritte ist, den Überblick zu bewahren. Weil jetzt in meinem Beispiel hatte ich ja nur einen KI-Auftrag laufen. In der Praxis sind es ja 3, 4, 5, die ich oft—

Ich glaube, neben der Tatsache, dass man sich Zeit für Deep Work schaffen muss, und da kommen wir gleich noch mal zu, ist es in erster Linie wichtig zu tracken, an was man eigentlich arbeitet. Da ist wie gesagt aus der letzten Episode Asana für uns ja ein gutes Tool, weil wir damit unser Projektmanagement machen. Das könnte man natürlich aber auch in Jira machen, wenn man das zur Verfügung hat oder ein anderes. Ein anderes Tool oder schlichtweg vielleicht auch einfach in der Excel-Datei, einfach dass man sich noch mal aufgeschrieben hat, wann steht man eigentlich wo, sodass man der jeweiligen KI dann auch sagen kann, dass wir da jetzt weitermachen. KI hat ja auch Rückfragen. Das ist auch was, was ja dazugehört. Das heißt, du hast die angeworfen, kommst dann nach 8 Minuten zurück und dann ist da eine Gegenfrage und du denkst: Was werde ich jetzt eigentlich hier gefragt? Also ich dachte, ich habe alles gegeben. Da muss ich wieder völlig neu reindenken. Und da hilft es, wenn man eben die Antworten und den den Status dann entsprechend in einem Tool oder in einer Liste noch mal aktualisieren kann.

Also ich glaube, dass dieser Asana-Tipp, der hat mir auf jeden Fall jetzt schon sehr geholfen in der Zwischenzeit. Und ich habe auch so den Satz gelesen jetzt irgendwo: Ein KI-Tool ist kein Projektmanagement-Tool.

Ja, ich glaube, das trifft es tatsächlich ziemlich gut. Also selbst wenn die einen Speicher haben und sich daran erinnern, den ganzen Kontext können die sich nicht behalten. Vor allem wissen sie ja nicht, was du außerhalb des Chats dann vielleicht noch gemacht hast. Oder wenn wir jetzt im Cloud-Beispiel bleiben, was Claude Code gerade gemacht hat, wenn du im Chat noch irgendwie dazu brainstormst, was der nächste Schritt sein kann, um die Architektur der Software, die du baust, halt dann auch richtig zusammenstecken zu können.

Und was wir ja auch merken, ist, also erstmal habe ich jetzt eine Untersuchung gesehen, dass mindestens mal Claude während der Chats dümmer wird. Also die Ergebnisse am Anfang von Chats sind qualitativ besser, haben höhere Benchmarks als nach langen Chats. Einfach wahrscheinlich, weil er zu viel Kontext verarbeiten muss. Hatten wir ja auch schon, als es um tokenreduziertes Arbeiten ging, dass man eh keine langen Chats machen soll. Und was ich eben auch merke, wenn ich dann mal mit einer Einzelaufgabe anfange und dann sage: Jetzt mach mir daraus doch mal einen Plan oder irgendwas auf, was ich dem Kunden schicken kann. Dann fokussiert er sich immer auf den Part, den er bearbeitet hat. Das ist dann der wichtigste vom ganzen Projekt. Allein deswegen ist es glaube ich schon keine gute Idee, dort die Projekte, also das als Projektmanagement-Tool zu benutzen. Dafür ist es einfach wirklich nicht gemacht. Deswegen ist diese Asana-Struktur und Asana ist sozusagen das führende System und dort, wo die Wahrheit steht und die KI ist eben ein Mitarbeitender, der ausführt, aber nicht der, der allen Kontext immer haben muss. Ich glaube, dass sich irgendein außenstehendes Tool, Dokument, was auch immer zu nehmen und dort die Arbeit zu strukturieren, ist auf jeden Fall eine gute Idee.

Ja, und ich glaube, neben der Struktur, das schaffe ich selbst noch nicht besonders gut, glaube ich, wichtig, sich auch die Zeit einzuräumen und vielleicht einfach rauszublocken, auch wenn man es mit KI macht, am Stück ein bisschen länger dranzusitzen. Also nicht hier 8 Minuten, da 12 Minuten, sondern vielleicht wirklich mal, wenn es wenigstens eine Stunde ist, zu versuchen, den Tag so zu komprimieren. Ich weiß, es ist schwer, aber dass man das mit einem Fokus machen kann, weil dann die Ergebnisse auch besser werden und der Kopf nicht so brennt. Ich habe da auch nochmal eine Studie rausgezogen. Ich glaube, die kennen auch die meisten schon. Gloria Marks hat an der UC Irvine ja auch mal gezeigt, dass man durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden braucht, um nach einer Unterbrechung wieder in den Deep Focus zu kommen, wenn man jemals drin war. Also ich weiß jetzt nicht, wie es ist, wenn man nie drin war, aber ich kenne es auch gut, wenn ich im Büro arbeite und dann öfter mal angesprochen werde. Ich werde auch, also es ist nicht nur KI, die mich unterbricht, sondern auch Menschen, einfach klassisch Menschen. Das kennt vielleicht jeder. Durch die KI potenziert sich es einfach noch mal, weil es quasi nicht nur die Kolleg:innen sind, die einen ansprechen, sondern man KI-Rückfragen hat oder man die beauftragt hat. Und wenn ich das mal zusammenrechnen würde, hier in der Studie wurde es mal hochgerechnet, wenn man da 12 bis 15 Kontextwechsel hat, also 12 Switches a 23 Minuten, wären ja schon 4,5 Stunden verlorener Deep Focus pro Tag. Jetzt sage ich nicht, dass ich 4,5 Stunden Deep Focus hätte am Tag, aber 1 bis 2 würde man ja vielleicht irgendwie unterbringen können. Und das sollte wahrscheinlich auch das sein, indem man halt mal an einer Sache arbeitet, so verlockend das auch ist, 4 Tabs aufzumachen und 5 KIs gegeneinander arbeiten zu lassen, um das beste Ergebnis zu bekommen. Aber da gibt es eindeutige Studien, da gibt es auch noch mehr, nicht nur die, die das ja auch noch, und ich glaube auch jeder kennt das einfach, das Thema, die das aber auch nochmal mit Daten unterfüttern, dass man einfach lange braucht, um da wieder reinzukommen. Und das zeigt auch, und da geht es ja gar nicht um KI, da geht es einfach darum, dieser Kontextwechsel zwischen den Themen, wenn ich den zu oft habe am Tag, dann ist auch mein Context Window nicht nur das der KI schlechter. Also am Ende des Chats am Abend, glaube ich, liefern auch wir die schlechteren Ergebnisse.

In der Theorie ist das ja alles klar und auch das galt ja schon eigentlich vor KI, dass man eben sich auch so Deep Work Tage einplanen sollte und so. Ich bin immer so, ja, also Ich finde es halt, manchmal geht es so ein bisschen an der Arbeitsrealität vorbei. Es kommt natürlich total darauf an, welche Rolle man hat im Unternehmen. Also wenn man jetzt Projektmanager:in ist oder Product Owner, dann ist das einfach sehr viel schwieriger, weil man so viel mit Menschen zu tun hat, die auf Rückmeldung angewiesen sind, wo man einfach auch fragmentiert arbeiten muss, um als Dienstleisterin da gut zu funktionieren, auch für Kunden. Wenn Kunden mich anschreiben, ist schon meine innere Dienstleistung, sagt ja schon, da antworten wir jetzt aber schnell drauf. Es sei denn, ich merke gerade, das muss ich jetzt zu Ende machen. Also so diesen Gedankengang oder diese Excel-Tabelle mit dem Business Case, damit ich nicht wieder jetzt 10-mal anfange, jetzt muss ich da mal eine Stunde lang auf nichts reagieren. Aber viel länger klappt es dann auch meistens nicht. Aber was ich schon merke, ist, dass ich eben diese 30 Sekunden bis 10 Minuten, selbst wenn ich mir jetzt ein Deep Work eingestellt habe, eine Stunde, was mache ich in dieser Zeit? Und jetzt habe ich mich diszipliniert, kommen wir vielleicht zum konstruktiven Teil, was man jetzt auch mit den ganzen Problemen tun kann. Ist jetzt auch nicht total überraschend, aber ich habe mich gezwungen, in diesen Minuten, wo ich Arbeiten verteile, nur an diesem Projekt, an diesem Kunden, in diesem Kontext zu arbeiten, dass ich nicht rausgehe und in einem anderen Kontext tätig bin und mein Gehirn sozusagen auf eine ganz andere Bahn setze, sondern wir bleiben bei den Grundproblemen, wir bleiben bei dem Projekt, wir bleiben bei dem Kunden, also dass dieser Wechsel nicht so super krass ist.

Also wenn wir in dem Beispiel bleiben, dann würdest du die Arbeitsblätter gerade erstellen lassen, würdest aber dann beim Kunden bleiben und die Präsentation zum Beispiel weitermachen, um einfach in dem gleichen Thema zu bleiben und diesen Kontextwechsel nicht so stark zu haben.

Genau, in dem Fall war es jetzt so, es gab mehrere Arbeitsgruppen. Also noch eine Gruppenarbeit habe ich angefangen, in der Zeit, wo er die erste strukturiert hat oder das HTML erstellt hat, dann schon mal die nächste zu konzipieren, damit der Prompt gut ist, dass ich das schon mal vorarbeiten kann, sozusagen, um ihm dann das zu geben und dann eben nicht ein zweites Fenster aufmachen und nochmal dasselbe Projekt oder so, sondern darauf zu warten, das vorzustrukturieren und dann sich damit auch wirklich gedanklich auseinanderzusetzen, bevor man alles in Chats gießt und sich da irgendwie ihm das nur hinrotzt, sondern das— ja, also für mich funktioniert das wirklich gut, ist eigentlich auch ziemlich naheliegend, das so zu machen, aber ich muss mich dafür disziplinieren, jedes Mal, wenn ich in so einer Situation bin, wo ich muss sie sagen: Nee, du machst jetzt nicht Slack auf oder wechselst den Tab, sondern du bleibst jetzt beim Projekt.

Weil eigentlich ist es ja nichts anderes, als würden wir uns jetzt zu zweit hinsetzen und sagen: Wir bereiten einen Workshop vor und dann sagst du: Mach mal die Arbeitsblätter, ich mach das und dann zwingt man sich aber durch die Anwesenheit einer anderen Person eigentlich so ein bisschen dazu, jetzt auch wirklich die Stunde bei dieser Vorbereitung zu bleiben. Nur wenn die andere Person in Anführungsstrichen eben die KI ist, die ja eigentlich auch jetzt alles schnell macht und nicht viel Widerrede gibt, dann ist es natürlich einfach, da auszubrechen.

Gute Idee. Vielleicht kann ich mir was einstellen, dass Claude oder welche KI auch immer, mit der ich das mache, sagt: Fokus, Fokus! Wir haben uns jetzt hier zusammengesetzt. Du gehst jetzt nicht irgendwie, beantwortest jetzt nicht eine Anfrage über Slack oder gehst jetzt nicht zu LinkedIn. Wir haben uns auch jetzt die Stunde Zeit genommen, beide miteinander, um jetzt diesen Workshop vorzubereiten. Vielleicht muss ich mir das bauen.

Wir können jetzt sofort den Podcast unterbrechen und ich baue dir ein Tool. In 20 Minuten ist Ist gar kein Problem.

Ich muss mal kurz weg. Mein Fokus ist jetzt woanders.

Aber für einen Podcast schaffen wir es ja auch. Also ich glaube, am Ende ist es eine gute Idee, sich das thematisch zusammenzufassen. Man spricht dann immer von Zeitblöcken, die man sich vielleicht rausblocken soll im Kalender und so weiter. Aber am Ende ist das alles nur so gut wie eben die Vorgehensweise, die man dann tatsächlich hat. Also ob man sich dann ablenken lässt oder nicht ablenken lässt, ob man vielleicht auch mal das MacBook auf Nicht stören schaltet für eine Stunde, um dann fokussierter daran zu arbeiten. Aber ich finde die Idee schon mal richtig gut. Im Kontext der Sache zu bleiben, also quasi sich alle Aufgaben zu bündeln, die die KI machen kann und die, die ich als Mensch machen muss oder darf und die dann halt auch am Stück zu erfüllen. So beschleunigt dich die KI, ohne dir ein neues Problem zu machen.

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