Jetzt beginnt Phase 2: Prozesse statt Prompten

Diese Ausgabe erschien ursprünglich im November 2025 im Digital Impact Newsletter.

Wir haben in den letzten Jahren viele Schulungen zu ChatGPT & Co. gegeben und immer das gleiche Bild gesehen: Einzelne nutzen KI für ihre persönlichen Aufgaben wie Mails, LinkedIn-Posts oder Briefings, doch das Wissen bleibt dezentral und verstreut. Unternehmen, die heute mit KI echte Effekte erzielen, wandeln sich: weg von Einzelanwendungen, hin zu unternehmensweiten Prozessen mit integrierter KI. Wer noch im Prompt-Probier-Modus steckt, gerät schnell in Rückstand. In diesem Newsletter geht’s darum, wie man aufholt.

Die erste Welle ist durch

Viele Unternehmen haben mit KI herumexperimentiert. Die Tools waren neu, die Begeisterung (jedenfalls zum Teil) groß. Die ersten Use Cases waren oft banal: Texte kürzen, E-Mails zusammenfassen, Excel-Formeln bauen. Das war wichtig, aber es war eben nur der Anfang.

Jetzt stecken wir in Phase zwei: KI wird Teil von Prozessen. Und das ist ein Gamechanger. Statt einzelnem Prompt-Gebastel erleben wir zum Beispiel:

• automatische Verarbeitung von Kundenanfragen inkl. Antwortvorschlägen
• KI-gestützte Datenanalysen, die regelmäßig Reportings erstellen
• automatisierte Lead-Prozesse, von der Anreicherung potenzieller Kunden bis zur passgenauen E-Mail oder LinkedIn-DM
• personalisierte Inhalte auf Webseiten in Echtzeit, je nach Zielgruppe und Nutzerverhalten
• automatische Klassifikation und Weiterverarbeitung von internen Dokumenten

Das geht natürlich nicht mehr „einfach mal so” mit einem Prompt, sondern braucht Klarheit über bestehende Prozesse, Schnittstellen, saubere Daten und ein bisschen Architektur. Das klingt komplizierter, als es tatsächlich ist.

Strategie statt Spielerei

Die wichtigste Erkenntnis aus unseren Projekten: Der echte Nutzen von KI entsteht nicht in den Köpfen einzelner, sondern in gut durchdachten, vernetzten Prozessen. Das ist auch der Moment, ab dem es sich für ein Unternehmen richtig rechnet.

Wer also noch dabei ist, über einzelne KI-Use-Cases und Quick Wins nachzudenken: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um eine Stufe weiterzugehen.

Folgende Fragen helfen dabei:

• Welche Prozesse im Unternehmen laufen regelmäßig ab, sind aber fehleranfällig oder aufwändig?
• Wo werden heute noch manuell Daten gesammelt, verarbeitet oder weitergereicht?
• Welche Schnittstellen (zwischen Tools, Abteilungen oder Systemen) könnten automatisiert werden?
• Welche Informationen liegen bereits vor, werden aber nicht systematisch genutzt?

Die Antworten darauf zeigen, wo echte Automatisierungspotenziale liegen.

Von der Idee bis zur Umsetzung

Wie kommt man also von der Prompt-Spielwiese zur vernetzten KI-Strategie? Hier ein paar konkrete Tipps aus unserer Erfahrung:

1. Prozesse zuerst, Tools später

Fang nicht bei der Technologie an, sondern bei den Prozessen. Was sind die Kernprozesse des Unternehmens? Wo hat KI das Potenzial, die größten Effizienzen zu heben? Welche Tätigkeiten wiederholen sich? Die besten KI-Lösungen orientieren sich am Alltag, nicht am Hype.

2. Klein starten, aber mit Struktur

Such einen klar umrissenen Prozess, der sich gut automatisieren lässt. Visualisiere ihn inklusive aller Arbeitsschritte, Beteiligten und integrierten Tools. Denke dann vom Ende her. Was ist der Zweck dieses Prozesses? Von dort wird der Rest bis zum Anfangstrigger geplant.

3. Denk in Schnittstellen

KI funktioniert am besten, wenn sie mit bestehenden Tools sprechen kann: CRM, ERP, CMS, Datenbanken. Achte deshalb früh auf Integration und nicht nur auf einzelne Tools mit netten UIs.

4. Baue internes Wissen auf

Je mehr Menschen im Unternehmen verstehen, wie KI funktioniert, desto besser gelingt die Umsetzung. Schulungen, interne Use-Case-Sharings und praxisnahe Demos helfen enorm.

Fazit: Automatisierung ist kein Buzzword, sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil

Wir erleben gerade, wie sich das Spielfeld verändert. Unternehmen, die KI strategisch einsetzen, gewinnen Zeit, senken Kosten und erhöhen dabei die Qualität ihrer Dienstleistungen und Produkte.

Die Frage ist nicht mehr, ob KI sinnvoll ist, sondern wie schnell sie sinnvoll integriert werden kann. Also: Automatisierung statt Prompt-Gebastel.