Prozesse optimieren mit Digitalisierung oder KI?

Diese Ausgabe erschien ursprünglich im Februar 2025 im Digital Impact Newsletter.

Meine These zum Arbeiten mit KI in 2025: Das Experimentieren ist erstmal vorbei, jetzt gilt es, KI (und andere Technologien) fest in Arbeitsprozesse zu integrieren. Viele von uns haben mittlerweile Use Cases gefunden, bei denen KI im Alltag hilfreich ist. Doch der Schlüssel zu echter Effizienzsteigerung liegt in der tiefgreifenden Einbindung in die zentralen Unternehmensprozesse. Im letzten Jahr hatte ich Gelegenheit, einige Unternehmen auf diesem Weg zu begleiten. In meinem heutigen Newsletter möchte ich Dir vorstellen, welche Vorgehensweisen sich dabei als besonders erfolgreich erwiesen haben.

Wir alle spüren gerade, dass Budgets knapper werden und Investitionen gut durchdacht sein müssen. Und das bedeutet auch: Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um Prozesse, die schon lange nicht mehr hinterfragt wurden, unter die Lupe zu nehmen. Meiner Erfahrung nach steckt in genau diesen Abläufen fast immer Optimierungspotenzial, das bares Geld sparen kann, selbst wenn die Antwort nicht zwingend KI heißt. Manchmal reicht es, bestehende Prozesse zu digitalisieren oder einfach zu verschlanken.

Analyse und Dokumentation Deiner aktuellen Abläufe

Der erste Schritt ist, Deine bestehenden Prozesse genau zu durchleuchten. Das klingt vielleicht banal, ist aber oft schon der erste Aha-Moment:

• Welche Schritte im Prozess sind wirklich nötig?
• Wo entstehen Engpässe?
• Welche Tools sind im Einsatz?
• Welche Aufgaben sind repetitiv und kosten am meisten Zeit?

Hier lohnt es sich, mehrere Perspektiven einzubeziehen. Oft hinterfragen diejenigen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, nicht mehr, warum die einzelnen Schritte so gegangen werden. In dem Zusammenhang fällt oft der Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht…”

Tipp: Visualisiere Deine Prozesse, damit Du Dir schnell einen Überblick verschaffen kannst. Wir dokumentieren die Geschäftsprozesse mit Hilfe der grafischen Spezifikationssprache BPMN. Dabei werden die im Prozess beteiligten Rollen sowie die einzelnen Arbeitsschritte und Tools übersichtlich dargestellt.

Identifikation von KI-Potenzialen

Wenn Deine Prozesse erst einmal auf dem Tisch liegen, suche gezielt nach Optimierungen. Manchmal ist es nur ein Prozess-Schritt, den man sich sparen kann, oft sind es Digitalisierungsthemen und immer häufiger lassen sich Bereiche identifizieren, bei denen KI einen echten Unterschied machen könnte.

Typische Einsatzbereiche:

• Datenverarbeitung: KI kann große Datenmengen schnell analysieren und Muster erkennen, die für Menschen unsichtbar bleiben.
• Automatisierung repetitiver Aufgaben: Ob Rechnungen prüfen, E-Mails beantworten oder Daten in Systeme oder Excel-Sheets übertragen, hier ist KI unschlagbar.
• Optimierung von Entscheidungsprozessen: KI-Tools können Empfehlungen auf Basis von historischen Daten geben und so die Arbeit erleichtern.

Wichtig ist, den bestehenden Prozess nicht nur in Einzelschritten zu bewerten, sondern auch zu berücksichtigen, dass der Einsatz von (KI-)Tools den gesamten Prozess verändern könnte. Es geht also nicht nur darum, einzelne Schritte schneller oder effizienter zu gestalten, sondern den gesamten Prozess zu überdenken.

Auswahl und Implementierung passender KI-Tools

Der Markt für KI-Tools wächst rasant. Doch nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Wichtige Fragen bei der Auswahl:

• Welche Anforderungen hast Du genau? Soll das Tool bestehende Systeme ergänzen oder eigenständig arbeiten?
• Wie nutzerfreundlich ist die Lösung? Kann Dein Team sie schnell anwenden?
• Welche Kosten entstehen? Nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch für Implementierung und Schulungen.

Beispiele für nützliche Tools:

• Zapier: Für Automatisierungen zwischen Apps.
• Tableau oder Power BI: Für die visuelle Analyse von Daten.
• LLMs wie ChatGPT: Für die Texterstellung oder als Assistent bei Recherchen.

Warum lohnt sich das?

Die smarte Prozessanalyse ist keine rein technische Übung, sondern eine strategische Weichenstellung. Du gewinnst:

• Zeit: Dein Team wird von lästigen Routineaufgaben befreit.
• Klarheit: Du siehst, welche Prozesse wirklich Wert schaffen.
• Zukunftssicherheit: Du bleibst wettbewerbsfähig, indem Du moderne Technologien sinnvoll einsetzt.

Außerdem: Ein neutraler Blick von außen kann dabei helfen, Abkürzungen zu finden, die Dir im Tagesgeschäft vielleicht verborgen bleiben. Denn oft sieht jemand, der nicht tief im Prozess verankert ist, viel klarer, wo man optimieren und damit Ressourcen sparen kann.

Mein Fazit: Kleine Schritte, große Wirkung

Du musst nicht gleich alle Prozesse auf den Kopf stellen. Fang klein an: Analysiere einen Bereich, identifiziere Potenziale und teste ein Tool, sei es ein KI-Tool oder eine klassische Digitalisierungslösung. Schon das kann spürbare Effekte haben und zeigt Dir, wie Du in Deinem Unternehmen nachhaltig produktiver werden kannst.

Gerade in Zeiten, in denen Budgets enger werden, kann das Optimieren bestehender Abläufe eine echte Entlastung schaffen, für Dein Team und für die Finanzplanung.