Prozessanalyse für Ihr Unternehmen

[00:00:05.780] – Sarah

Herzlich willkommen zum Digital Impact Podcast. Mein Name ist Sarah Stock. Ich bin Marketing-Strategin bei den netzstrategen. In dieser Folge spreche ich mit meiner Kollegin und Digital Business Strategin Christina D’Ilio darüber, wie Prozessoptimierung nachhaltig Budget sparen kann. Diese Folge wurde am 14. Januar 2025 aufgenommen. Schaut gerne in die Shownotes, wenn ihr etwas Spannendes im Podcast hört. Dort verlinken wir nämlich alles, worüber wir sprechen. Nun geht es los mit Christina, die sich vorstellt.

[00:00:37.550] – Christina

Hi, ich bin Christina. Ich arbeite bei den netzstrategen im Digital Business Team. Das heißt, wir machen da die generelle Planung für unsere Kunden und Kundinnen. Also was wollen Sie erreichen? Welche Ziele stehen dahinter? Welche Zielgruppen und wie kann man das Ganze auch umsetzen? Also die Strategieentwicklung, den Digital Gameplan auch dann überführen in die Realität. Und ich bin am Anfang stark involviert in der strategischen Planung und übernehme dann auch zum Teil das Projektmanagement, wenn wir dann auch in die Umsetzung gehen und was dazu auch gehört, wenn wir einen Strategieplan erstellen, ist sich die Prozesse anzuschauen, die es im Unternehmen gibt und zu schauen, was läuft denn da schon gut, gibt es da Optimierungspotenzial? Kleiner Spoiler gibt es eigentlich immer und das sind Themen, mit denen ich mich ziemlich häufig beschäftige.

[00:01:23.830] – Sarah

Du hast es schon angesprochen Prozesse. Deswegen sind wir heute hier. Generell auf LinkedIn, in den Medien. Wenn man gerade über Strategie liest, liest man sehr, sehr viel mit KI Fokus, weil dieses Tool ja sehr mächtig ist und es die letzten zwei Jahre auch sehr präsent war und ich sag mal, gepusht wurde von allen möglichen Stellen. Wie ist es denn in der Praxis? Ist denn KI wirklich so oft die Lösung für Probleme, die es gibt? Wenn man sich Prozesse anschaut in der Strategie, weil im Kurse geben und im Alltag merke ich selbst auch, KI ist zwar ein richtig mächtiger Helfer und ein krasses Tool, um Ressourcen zu sparen, aber nicht die Allgemeinlösung für alles.

[00:02:04.030] – Christina

Ja, also gerade wird das KI Thema ja unter verschiedenen Gesichtspunkten diskutiert. Also Effizienzsteigerung ist auf jeden Fall eines der größeren Themen und ich habe das Gefühl, wir kommen in eine neue Phase. Also jetzt so zwei, fast zweieinhalb Jahre nach Einführung von ChatGPT würde ich sagen, jeder hat jetzt mal ausprobiert, was das Ding kann und hat jetzt mal so einzelne Punkte in der täglichen Arbeit dadurch unterstützen lassen. Und jetzt habe ich das Gefühl, dass die Unternehmen in eine neue Phase eintreten und auch eintreten sollten, nämlich nicht nur zu gucken, wie kann jeder für sich im stillen Kämmerlein einen Teil seiner Arbeit damit unterstützen lassen, sondern sich wirklich ganze Prozesse anschauen und sehen, was können wir eigentlich, wenn wir auf das ganze große Ganze gucken? Was können wir eigentlich verbessern durch KI? Oder vielleicht auch nur durch Digitalisierung? Also manchmal ist das KI Thema zwar der Vorwand, warum wir in Unternehmen reinkommen und uns die Prozesse anschauen, aber oft ist Digitalisierung auch die Lösung und das KI Thema wartet dann vielleicht in ein oder zwei Jahren erstmal auf uns. Aber grundsätzlich glaube ich eben, dass das Ende von dem erreicht ist, was jetzt jeder Einzelne für sich tun kann im Arbeitsalltag. Und dass die Unternehmen jetzt eben mehrere Menschen und Prozessschritte, Arbeitsschritte miteinander verbinden müssen, um die wirklich großen Potenziale zu heben.

[00:03:18.560] – Sarah

Wenn du dir Prozesse anschaust mit Unternehmen und mit Teams, wie gehen wir dabei vor?

[00:03:25.640] – Christina

In der Regel ist es eben so, dass am Anfang erstmal die Strategieentwicklung steht und das Zielbild, wo das Unternehmen digital hin will und was es erreichen will. Und dann schauen wir uns an, wie kommt man jetzt dahin? Und in der Regel ist es so, dass die digitalen Aktivitäten in irgendeiner Form intensiviert werden. Also sie müssen mehr tun in der Regel, oder naja, sagen wir mal, effizientere Dinge tun, um im Digitalen bestehen zu können. Das geht an die Webseite. Welche Prozesse gibt es, um die Webseite zu befüllen? Also zum Beispiel Content Erstellung. Aber auch wie sind die Prozesse, um die Webseite zu pflegen. Also Leute, die da technisch dran sind oder auch abseits davon interne Prozesse im Marketing. Also wie sind da überhaupt Abläufe, wie werden Sachen geplant, wie ist ein Redaktionsplan, wie ist die Planung auch für so was wie Messen oder sowas? Also Dinge, die im Marketing anfallen. Wir sind auch manchmal außerhalb des Marketings unterwegs, aber eben im Kern doch im Marketing. Und da ist es so, dass wir dann erstmal hinten anfangen. Was ist der Output? Also was soll am Ende des Prozesses stehen? Und dann dokumentieren wir, wie das Unternehmen jetzt gerade ist, da hinkommt. Also was sind gerade die, die Schritte, die gemacht werden und auch die Menschen oder die Rollen, die diese Schritte ausführen, zusammen mit den Tools. Und diesen ganzen Prozess visualisieren wir. Also das ist nach der Modellierung von BPMN. Ist ein relativ bekanntes Tool, um Prozesse zu visualisieren. Da hat man eben die einzelnen Rollen, die tätig werden, die Prozessschritte und die Tools und dann sieht man nachher relativ schön, ach guck mal, hier fängt der Prozess an und dann geht er von A nach B, nach C.usw. Und da wird schon mal deutlich, guck mal, dieser Schritt, der ist doch schon mal Quatsch, den können wir doch einfach weglassen. Der ist irgendwie historisch gewachsen, wie es dann so schön heißt. Also vor zehn Jahren haben wir das so gemacht und dann haben Leute, das Unternehmen gewechselt, sind neu dazugekommen, neue Tools wurden eingeführt, aber dieser Prozessschritt wurde nie kritisch hinterfragt, ob man den wirklich braucht. Deswegen gibt es den immer noch. Alle wissen, dass der Quatsch ist, aber machen wir halt schon immer so und wenn man sich das mal so visualisiert, dann sieht man, das lassen wir jetzt einfach. Das sind schon mal so die Quick Wins, die aus so einer Prozessvisualisierung rauskommen und eben weitere Sachen sind die Tools. Und was wir ganz oft feststellen, ist, dass einzelne Prozessschritte zusammengefasst werden können. Also wenn jetzt ein Prozess, was weiß ich, zehn Schritte hat, dann kann man mit einigen Tools das auf drei oder vier reduzieren. Und das ist auch schon mal ein ganz großer Gewinn in der Effizienz. Und das hat noch gar nichts mit KI zu tun, sondern es ist einfach nur eine Digitalisierung von Prozessen. Mein schönstes Beispiel, was es so relativ plakativ macht, war ein Unternehmen, die haben ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital bekommen. Haben die dann – also die wurden per Papier gebracht, dann wurden sie gescannt und dann wurden sie wieder ausgedruckt in die HR Abteilung gebracht. Und dann so what? Also so was ist denn, was passiert mit den Scans? Ist dann meistens die Frage. Ja, die liegen irgendwo ab und niemand weiß, was damit passiert. Also es gibt manchmal so Sachen, die sind so krude gewachsen, das weiß auch niemand mehr. Und erst wenn man sich das mal so von A bis Z anguckt, sieht man eben, was wirklich sinnvoll wäre. Und dann kann man auch wirklich optimieren, was Tools angeht oder auch was KI angeht.

[00:06:44.260] – Sarah

In den Workshops stelle ich immer mal wieder fest, dass es Menschen gibt, die so einen inneren Widerstand haben gegen diese Veränderungen und diese große digitale- oder KI-Keule. Wie geht ihr denn da in den Prozessen um oder in der Umsetzung um?

[00:07:00.430] – Christina

Im besten Fall ist es so, dass die Menschen das eben im Arbeitsalltag spüren, dass die Sachen wegfallen, die eh nerven. Also in der Regel können wir durch Digitalisierung und speziell durch KI so repetitive Aufgaben obsolet machen. Das heißt, Menschen, die Excel Tabellen pflegen, aber pflegen im Sinne von etwas von rechts nach links kopieren, von einem Datenblatt in das andere oder von einer Datei in die andere. Das zum Beispiel können jetzt Tools übernehmen, kI unterstützte Tools. Also machen keine Werbung. Aber wir arbeiten auch mit Zapier zusammen. Also mit dem Tool, was eben so Prozessschritte digitalisiert. Mal als Beispiel, wir machen ja Performancekampagnen auch für unsere Kunden und dort werden Leads generiert. Und diese Leads müssen dann eigentlich aus dem Werbemanager, wo sie generiert werden, überführt werden in Excel oder als Arbeitsdokument irgendwohin, damit das Unternehmen damit arbeiten kann. Und das hat ganz lange händisch stattgefunden. Einmal im Monat haben sich Menschen hingesetzt und Sachen von rechts nach links kopiert. Und ja, das ist natürlich Quatsch. Also das ist ja, das liegt ja schon digital vor. Warum muss ich das denn jetzt noch mal anfassen? Und da gibt es eben Tools wie Zapier, aber auch andere, die das einfach für einen übernehmen. Man muss gucken, Ist das alles datenschutzkonform, wenn es um persönliche Daten geht, wie bei Leads zum Beispiel. Aber im Grundsatz sind das Arbeiten, die einfach niemand mehr machen muss und die einem so den Rücken frei halten und das Gehirn frei halten, um die wirklich wichtigen Dinge zu machen. Und diese eben repetitiven Aufgaben, die ja die, die Quatsch sind, einfach nicht mehr zu machen.

[00:08:32.030] – Sarah

Ich frage das mit Absicht plakativ. Hast du es denn schon mal erlebt, dass wirklich eine ganze Rolle oder eine Stelle ersetzt wurde von KI? Inzwischen, seit du damit arbeitest oder diese Workshops durchführst.

[00:08:43.640] – Christina

Also der Kutscher, der die Pferdekutsche früher gefahren ist. Ne, habe ich bis jetzt noch nicht erlebt. Und ich – also ich glaube auch, dass das es ja nicht so sein kann, dass wir sagen, wir gehen jetzt bestimmte Dinge nicht an, weil sich dann Rollen verändern, weil die werden sich eh verändern. Also den Kutscher gibt es eben nur noch, ich weiß nicht auf dem Jahrmarkt oder für Leute, die durch den Central Park sich kutschieren lassen oder sowas. Das ist halt jetzt nur noch ganz wenige Menschen, während es früher mehr waren. Das sind einfach Entwicklungen, die wir sehen. Und einzelne Unternehmen können sich dagegen wehren und sagen: Aber Frau Müller macht doch schon immer unsere Excel Tabellen und die soll das doch auch weiter machen. Und ich verstehe auch diesen Impuls. Es nutzt nur nichts, weil es auf jeden Fall Unternehmen draußen gibt, die das machen werden und die dann einfach effizienter sind, weniger Kosten haben, dadurch besser investieren können und dadurch einen Vorsprung haben am Markt. Und deswegen glaube ich, es hilft nichts, die Augen davor zuzumachen, weil es ist trotzdem da und fällt dann irgendwann auf die Füße. Und meine Erfahrung ist, dass Leute dann einfach in andere Rollen reinwachsen. Also wir sehen, dass KI ganz viele Arbeitsstellen auch schafft oder ganz viele Rollen neu schafft, die es vorher einfach nicht gab. Also Leute, die sich darum kümmern, eben genau, wie sehen unsere Prozesse aus? Wie prompten wir? Welche Tools haben wir im Einsatz? Was ist das überhaupt mit der KI? Und wie können wir die einsetzen? Also da entsteht gerade ein ganz neues Feld. Also klar, wir jetzt zum Beispiel sind natürlich da an vorderster Front. Aber wenn ich überlege im letzten Jahr, wie viel ich mit KI zu tun hatte und wie viel Zeit ich darauf verwendet habe, dort mir Sachen anzulesen und die auch wieder weiterzugeben, hat sich da auch in meinem Arbeitsalltag ganz viel verändert. Aber ja, so ist es halt. Und in der Digitalisierung, glaube ich, ist es einfach der Standard, dass so was passiert. Und mit KI wird es viel, viel schneller noch passieren als bei der Digitalisierung vorher. Also das ist etwas, dem können wir nicht weglaufen. Das ist jetzt einfach da. Wir müssen uns dem einfach stellen.

[00:10:41.990] – Sarah

Es macht auch auf jeden Fall Sinn für Unternehmen, sich KI in die Prozesse zu integrieren und das Potenzial zu nutzen, aber auch Mitarbeitende zu motivieren, sich das selbst anzueignen. Es gab jetzt auch einen Beschluss, dass nächstes oder dieses Jahr, ist ja schon 25, alle Menschen einmal geschult werden müssen in Grundlagen mit KI, was auch sehr wichtig ist, vor allem mit Datenschutz. Ist auch sehr wichtig für alle Unternehmen, sich damit auseinanderzusetzen, wie das gehandhabt wird. Wie für was nutzen wir KI und wie kommunizieren wir das? Aber auf jeden Fall langfristig und nachhaltig gesehen ist so ein großer Mehrwert darin, Mitarbeitende dazu zu animieren, sich diesen Skill anzueignen. Und was ich auch gesehen habe, was viel Mehrwert bringt, ist intern auch Platz dafür schaffen, dass man sich austauscht. Also wenn eine Person oder ein Team sich was spannendes erarbeitet hat mit KI, dass es da wie so ein Marktplatz gibt oder ein Forum, wo man sich die Sachen weitergeben kann und austauschen kann. Weil sonst auch so viel verloren geht, wenn alle das Rad neu erfinden.

[00:11:42.650] – Christina

Also ich stimme dir in allem zu und wie gesagt, was ich eben sagte, ich glaube, dass das eigentlich der Standard werden muss. Also vor anderthalb Jahren wäre das was wo ihr sagt, fangt doch damit jetzt mal an. Mittlerweile würde ich sagen, wenn ihr das jetzt noch nicht habt, schwierig, jetzt aber ganz schnell. Und die nächste Stufe ist wirklich, aus diesem Experimentierstatus ein bisschen rauszukommen und das ja zu standardisieren. Also jeder hat jetzt hoffentlich Erfahrungen gesammelt. Wenn nicht, würde ich wirklich dazu raten, das schleunigst nachzuholen. Und es ist gut, dass es jetzt diese Verordnung gibt, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden schulen, weil das so ein wichtiges Tool ist. Das ist also so ein bisschen so, als wenn man ins Büro geht und sagt: Ach, mit Computern, ich weiß nicht recht, ob sich das so durchsetzt. Ich bin ziemlich sicher, dass KI mindestens so einen Einfluss hat, wie der Computer auf unsere Büroarbeit hatte in den letzten Jahren. Und deswegen ist es wichtig, sich damit auseinanderzusetzen. Aber eben nicht nur auf der experimentellen Ebene, sondern auch so ganz strukturiert mit diesen Prozessen. Also ich weiß, dass es nicht die Arbeit, die jetzt so am beliebtesten ist. Also Prozesse dokumentieren ist jetzt nicht wo man die Leute Schlange stehen sieht im Workshop. Also wenn man eine KI Schulung macht, dann gibt es natürlich auch die kritischen. Aber in der Regel kriegt man das relativ schnell voll. Das sehen wir ja auch in unseren Kursen. Zum Beispiel der Prompt Writing Kurs, den du ja auch anbietest, Sarah. Der ist ja echt ausgebucht seit jetzt anderthalb Jahren, seitdem wir den anbieten. Weil das eben auch so experimentierfreudig ist. Man kann nichts falsch machen, man hat sehr schnell Ergebnisse und Erfolgserfahrungen auch. Und dieses Prozesse dokumentieren ist erstmal so bäh. Und wenn man sich mal so eine BPMN Visualisierung anguckt, die ist jetzt auch nicht besonders fancy. Man müsste vielleicht mal überlegen, wie man die noch schicker hinbekommt. Ich gebe das mal an unser UXD-Team. Vielleicht fällt denen was ein. Aber im Grundsatz ist das erstmal keine – ja, also eben die Arbeit, wo sich alle drum reißen. Aber genau darin, glaube ich, sind die großen Potenziale, weil es eben so viele Firmen meiden. Es gibt ein paar Firmen, die müssen das machen für ISO-Zertifizierung. Die sind aber da auch extrem gut aufgestellt und sehr effizient in ihren Prozessen, weil die einfach immer eine Transparenz darüber haben. Wie machen wir eigentlich Folgendes? Und selbst bei uns, bei den netzstrategen kommen wir immer wieder an Punkte, wo wir sagen wie organisieren wir eigentlich Punkt XY, der so nicht Kerngeschäft ist, sondern so ein bisschen abseitig? Dann ist immer so ja, frag mal den oder frag mal die und wer ist denn schon lange dabei? Und die wissen das dann meistens auch. Aber in der Regel sind dann da Schleifen dazu gekommen, die, die irgendwie Quatsch sind oder die, die man nicht mehr braucht und die trotzdem gemacht werden, weil wir es immer schon so gemacht haben. Und deswegen ist diese – hacke ich so rum auf der auf der Prozessdarstellung und Visualisierung, weil weil man da so viel rausziehen kann. Und ich eben dafür plädieren würde, aus den Experimentierstatus ein bisschen rauszukommen. Für die Mitarbeitenden, die da bis jetzt Berührungsängste hatten, das weiter machen aber alle anderen, die schon einen Schritt weiter sind und zum Beispiel echt gute Prompts haben, um sich ihren Arbeitsalltag zu organisieren, dass man die nimmt und sagt so, jetzt mach das mal nicht nur für deinen Arbeitsalltag, sondern im besten Fall für den ganzen Prozess drumherum. Und da so diese Expertise auch nutzt, die es in den Unternehmen gibt. Weil ansonsten hat man nämlich Leute, die sagen: Och, ich komme ganz gut durch. Ich brauche eigentlich gar nicht mehr so viel Zeit für das Zeug, was ich mache. Aber wirklich spannend wird es erst da, wenn es eben Hand in Hand geht und nicht nur einer „King of AI“ ist und nur noch die Hälfte der Zeit braucht für sein Zeug, sondern wenn man es eben flächendeckend dann noch ausrollt.

[00:15:13.610] – Sarah

Du hattest schon von Automatisierungen gesprochen oder von Tools, zum Beispiel Zapier, mit dem wir auch arbeiten. So ein Tool wirkt ja sehr überschaubar, dass wenn es uns viel Arbeitsschritte und Stunden abnehmen kann, wo man Sachen automatisch, gerade nicht automatisch manuell von A nach B kopiert, ist es so ein Regelergebnis, dass du bekommst aus der Prozessanalyse oder wo kann man da den Großteil ansiedeln?

[00:15:39.830] – Christina

Das kommt tatsächlich darauf an, wie lange so ein Prozess schon nicht mehr optimiert wurde. Also je länger her, desto besser. Also wer sich schon lange keine Gedanken mehr um bestimmte Prozesse gemacht hat, ist auf jeden Fall – hat große Chancen, dass man mit sehr wenig Hilfsmitteln und überschaubaren Investitionen schon ziemlich viel hinbekommt. Manchmal sind es eben solche Tools, so „No Coding Tools“ wie Zapier zum Beispiel, die ja mit ein paar Euro oder ein paar Dollar im Monat dann schon wirklich Stunden einsparen. Also nicht nur eine, sondern mehrere Stunden im Monat einsparen. Und wenn man mal so einen internen Stundensatz – die meisten Firmen haben so 69 €, 79 € als internen Stundensatz. Wenn man nur eine Stunde einspart, dann wäre ja schon ein Abo über 30-40 € total gerechtfertigt. Also das muss man sich eben auch mal so dagegenhalten. Also so wie ich sage, es gibt Unternehmen, die schon mit so wenigen Tools total gut bedient sind. Und dann auch nicht mit einer Schwemme von Tools, sondern wir versuchen dann eben Lösungen zu bringen oder vorzuschlagen, die möglichst einfach zu handhaben sind. Das es immer noch praktikabel bleibt, dass man jetzt auch nicht so ein Zoo an kleineren Tools hat, wo dann auch keiner mehr durchblickt. Sondern wir wollen ja mehr Transparenz schaffen. Und es gibt eben Möglichkeiten, die relativ viel schon in sich mittragen und mit denen man dann auch zusammen wachsen kann. Also wo dann auch die Abomodelle so aufgebaut sind, dass man erstmal klein anfängt und sich dann ausweiten kann. Aber klar, es gibt auch Unternehmen, wenn die schon so weit durchdigitalisiert sind, dass es jetzt wirklich an der totalen Automatisierung liegen soll, also dass wir wirklich alle Schritte automatisieren sollen. Da ist es dann oft ein anderes Tech Stack, das gibt es schon auch, ist aber die absolute Ausnahme bei uns. Also die Unternehmen, in denen wir das machen, die sind eben in der Regel so, dass wir erst mal digitalisieren und dann ist dann da vielleicht 20, 30 % tatsächlich KI. Der Rest ist aber eher Digitalisierung. Und die Investitionsvolumen sind wirklich total überschaubar. Also das ist, dass man eben mit relativ wenig Aufwand ganz viel erreichen kann.

[00:17:40.590] – Christina

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