Im Podcast zu hören:
In dieser KI News Update Folge sprechen Christina D’Ilio und Chris Sattel darüber, wie konzentriertes Arbeiten mit KI im Alltag wirklich aussieht. Denn die kleinen Wartezeiten, die Claude immer wieder bei der Ausführung von Aufgaben mit sich bringt, verleiten zum häufigen Kontextwechseln, was es schwieriger macht, in einen tiefen Fokus zu kommen. Die beiden teilen ihre eigenen Erfahrungen: Wie sie ihren Arbeitstag mit KI strukturieren, wo KI echte Entlastung bringt und welche Routinen helfen, den Fokus zu behalten, auch wenn KI gerade im Hintergrund arbeitet.
Was macht ihr in der Zeit, die Claude braucht um eure Aufgabe auszuführen? Herzlich Willkommen zu dieser KI News Update Folge im Digital Impact Podcast. Ich bin Sarah, Marketing Strategin bei den netzstrategen und Producerin dieser Folge. Christina und Chris sprechen heute darüber, wie konzentriert durch die fragmentierte Arbeit mit KI kommenund wie sie ihren Arbeitstag mit KI optimieren. Diese Folge wurde am 20. Mai 2026 aufgenommen und nun tauchen wir direkt ins Thema:
Ich wollte mit dir heute über eine neue Form der Probleme beim Arbeiten mit KI sprechen, die wir wahrscheinlich alle schon bemerkt haben. Wir haben es in anderen Podcasts auch schon besprochen, in anderen Episoden, und zwar über die Fragmentierung unserer Arbeit durch das Arbeiten mit KI. Hast du dazu eine Meinung?
Ich habe auch ganz viele Probleme dazu, die ich beisteuern kann zur Diskussion. Also ja, fragmentiertes Arbeiten, das ist ja eh durch Digitalisierung, würde ich sagen, arbeiten wir eh viel fragmentierter, als das vorhergehende Generationen gemacht haben. Ich bin ja von Haus aus Soziologin, wie ich schon mal öfter gesagt habe, und ich habe mich da im Studium auch tatsächlich mit beschäftigt, dass ja durch die Digitalisierung wir einfach viel, viel mehr Aufgaben an einem Tag bewältigen können. Also das, was wir an Produktivität haben und an der Vielzahl von Aufgaben, die wir eben in so einen 8-Stunden-Tag pressen, das ist der – Das ist erstmal die Arbeit und auch der Outcome früher von Wochen, Monaten gewesen, von vorhergehenden Generationen ohne Digitalisierung und weiß ich nicht, so einen Serienbrief fertig machen. Ich weiß das noch während meiner Ausbildung. Ich habe vorm Studium erst eine Ausbildung gemacht zur Redakteurin. Da haben wir mal einen Serienbrief rausgeschickt, da war ich irgendwie 2 Tage beschäftigt.
Ja, die Excel-Liste pflegen und dann die Excel-Liste mit Word verknüpfen und dann gucken, dass die auch alle generiert werden, ausdrucken, eintüten.
Genau, und das war ja schon halb digital. Also ich meine, der letzte Schritt des Eintütens ist einfach ja so, den muss man halt erstmal machen. Aber auch diese Serienbriefe waren ja immer die Hölle. Aber ich habe mich eben 2 Tage damit beschäftigt und war danach Expertin im Serienbriefe erstellen. Das kann ich auf jeden Fall mal sagen. Und jetzt ist das ja, ich meine, ich weiß gar nicht, Serienbriefe machen wir ja, also die meisten, na doch, es gibt noch ein paar, die es auch händisch rausschicken, aber es ist jetzt einfach ein Newsletter. Und wenn man mal in meine Einträge guckt, so meistens brauche ich für unsere Newsletter so 2 Stunden, mit Inhalt. Und das war jetzt nur 2 Tage fürs Administrative. Ich habe gar nichts mit dem Inhalt zu tun gehabt. Daran erinnere ich mich jedenfalls gar nicht mehr, weil das nicht die Hauptaufgabe war. Also wir haben eh jetzt schon super fragmentierte Tage und durch KI wie alles ist es mal wieder auf Speed mal 20 oder ich weiß nicht, was da, ob man mal irgendwann so einen Faktor dran machen kann. Und so, wir können ja mal beschreiben, was so das typische Arbeiten ist. Oder ich beschreibe es mal für mich. Vielleicht ist es für dich anders. Also wenn ich, also ich habe im Prinzip keine To-Dos mehr, die ich nicht erstmal darauf prüfe, ob KI mir dabei helfen kann. Und in der Regel gibt es mindestens Teilbereiche, wo sie das kann. Und dann, wir haben es ja schon beschrieben, lege ich einen Ordner an in meiner Struktur und sage so, wir arbeiten jetzt in diesem Ordner an diesem To-Do und ich muss Folgendes machen, bitte erstelle mir, keine Ahnung, XY. Nehmen wir mal, ich hatte letzte Woche einen Workshop, da brauchte ich Arbeitsblätter für. Bitte erstelle mir Arbeitsblätter für folgenden Schritt im Workshop als HTML. Und genau, und dann, ich brauche diese Arbeitsblätter in mehrerer Ausführungen. Dann sage ich, bitte stell es mir ein, dann können wir den durchiterieren und dann erstellst du nachher alle anderen. Das ist vielleicht schon mal der erste Tipp. Wenn man das nicht dazu sagt, macht er immer auf einem Schritt alle. Macht es auf jeden Fall nachher bei der Qualitätskontrolle und so nicht leichter. Und dann fängt er halt an zu rödeln und je nach Aufgabe dauert das halt, ich weiß nicht, manchmal sind es nur 30 Sekunden, manchmal sind es 10 Minuten oder so. Es kommt halt auf die Komplexität an. Und dann ist die große Frage, was mache ich mit diesen 30 Sekunden bis 10 Minuten? Oder noch länger manchmal. Noch länger ist ja eigentlich leicht, weil dann weiß ich okay, und man weiß es aber vorher nicht, da steht ja keine Angabe, ich komme in 10 Minuten damit zurück und dann sitzt man da und was ich dann mache, ich Idiot, Idiotin, ich fange an, meine Mails zu checken und gucke in Slack und in Asana, unserem Projektmanagement-Tool, vielleicht bin ich sogar so dumm und gucke bei LinkedIn, das ist so die blödeste Idee und dann ja, dann bin ich eben, biege ich irgendwo ab. Dann fange ich auf einmal an, mich mit einem anderen To-do zu beschäftigen oder auf eine Slack-Nachricht zu antworten und dann biege ich auch gedanklich ab. Und irgendwann denke ich und so in mir drin ist so dieses: Da war doch was, da war doch was, da war doch was. Und dann denke ich: Ah ja, ich gucke mal nochmal bei Claude. Ah ja, stimmt, da war ja was. Die Arbeitsblätter für den Workshop. Genau. Und dann fange ich halt an, da die QA zu machen. Und das ist einfach, ich habe selber nachher das Gefühl, ich habe an 1000 Sachen gearbeitet, aber nichts richtig gemacht. Mir fehlt der Fokus auch für diese Arbeitsblätter. Wir können ja gleich mal über Lösungen sprechen. Ich habe jetzt mittlerweile für mich versucht, mir das besser zu strukturieren, aber sozusagen die ersten Versuchungen ganz lange jetzt, also ganz viele Wochen, habe ich genauso gearbeitet. Und es hat sich, also mein Outcome war schon okay dann und auch deutlich produktiver als zuvor, aber angefühlt hat sich echt wie wirklich so ein Eichhörnchen auf Speed.
Ja, großes Plus finde ich aber, dass du immerhin noch wusstest, dass du die Arbeitsblätter angestoßen hast. Weil wenn man dann tatsächlich 8 Sachen gleichzeitig macht in den 30 Sekunden Pause, die man hat, dann kann man da auch mal schnell vergessen, an was man eigentlich gearbeitet hat. Ich glaube, genau das ist auch das Problem. Also wenn wir von der Fragmentierung sprechen, dann ist es so, wir switchen halt ganz oft zwischen verschiedenen Aufgaben und dadurch, dass eben diese Pufferzeiten plötzlich da sind, weil wir auf irgendwas warten, versuchen wir halt in der Zeit was anderes Sinnvolles zu machen, um halt nicht zuzugucken, wie jetzt Claude oder jede andere KI, das ist ja tatsächlich stellvertretend, das ist jetzt nicht neu durch Cloud, sondern das war ja bei den anderen KIs im Grunde auch schon so, dass wir dann versuchen, das irgendwie sinnhaft zu füllen und irgendwie anzuordnen. Und da wird es dann halt problematisch. Also wir hatten es auch in der Folge zu Claude Code ja schon dazu, dass ich mir da mit Asana behelfe, um überhaupt da einen Track noch zu haben, was ich eigentlich gerade gemacht habe zuletzt, um da wieder anknüpfen zu können. Und ich glaube, dieser Switch zwischen den Aufgaben, vor allem gedanklich, ist ja auch das, was die was die Probleme dann am Ende verursacht.
Ja, ich glaube auch, dass das zweigeteilt ist, das Problem. Jedenfalls wenn ich für mich drauf gucke. Das eine ist tatsächlich die Fragmentierung und die kurzen Zeithappen zwischen den Aufgaben. Oder eigentlich ist es dreigeteilt, würde ich sagen. Also das eine ist, dass ich eben an so vielen Sachen gleichzeitig arbeite, was sich erstmal gehetzt anfühlt. Also ich weiß nicht, Cortisolspiegel müsste man mal messen bei sowas. Also ich habe schon das Gefühl, dass es dass es irgendeine Form von Stress ist. Was sich daraus ergibt, ist so Ownership für die Sachen, die produziert werden, ist auf jeden Fall deutlich geringer. Also eben wenn ich diese Arbeitsblätter selber erstellt hätte, wüsste ich auf jeder, also zu jeder Aufgabe ganz genau, was dort passiert ist. Mit KI kriegt man das auch hin, aber Ownership für Tätigkeiten, die eine KI übernimmt, ist glaube ich noch mal was anderes. Und auch so die Wissenstiefe, die man erlangt. Und das Dritte ist, den Überblick zu bewahren. Weil jetzt in meinem Beispiel hatte ich ja nur einen KI-Auftrag laufen. In der Praxis sind es ja 3, 4, 5, die ich oft—
Ich glaube, neben der Tatsache, dass man sich Zeit für Deep Work schaffen muss, und da kommen wir gleich noch mal zu, ist es in erster Linie wichtig zu tracken, an was man eigentlich arbeitet. Da ist wie gesagt aus der letzten Episode Asana für uns ja ein gutes Tool, weil wir damit unser Projektmanagement machen. Das könnte man natürlich aber auch in Jira machen, wenn man das zur Verfügung hat oder ein anderes. Ein anderes Tool oder schlichtweg vielleicht auch einfach in der Excel-Datei, einfach dass man sich noch mal aufgeschrieben hat, wann steht man eigentlich wo, sodass man der jeweiligen KI dann auch sagen kann, dass wir da jetzt weitermachen. KI hat ja auch Rückfragen. Das ist auch was, was ja dazugehört. Das heißt, du hast die angeworfen, kommst dann nach 8 Minuten zurück und dann ist da eine Gegenfrage und du denkst: Was werde ich jetzt eigentlich hier gefragt? Also ich dachte, ich habe alles gegeben. Da muss ich wieder völlig neu reindenken. Und da hilft es, wenn man eben die Antworten und den den Status dann entsprechend in einem Tool oder in einer Liste noch mal aktualisieren kann.
Also ich glaube, dass dieser Asana-Tipp, der hat mir auf jeden Fall jetzt schon sehr geholfen in der Zwischenzeit. Und ich habe auch so den Satz gelesen jetzt irgendwo: Ein KI-Tool ist kein Projektmanagement-Tool.
Ja, ich glaube, das trifft es tatsächlich ziemlich gut. Also selbst wenn die einen Speicher haben und sich daran erinnern, den ganzen Kontext können die sich nicht behalten. Vor allem wissen sie ja nicht, was du außerhalb des Chats dann vielleicht noch gemacht hast. Oder wenn wir jetzt im Cloud-Beispiel bleiben, was Claude Code gerade gemacht hat, wenn du im Chat noch irgendwie dazu brainstormst, was der nächste Schritt sein kann, um die Architektur der Software, die du baust, halt dann auch richtig zusammenstecken zu können.
Und was wir ja auch merken, ist, also erstmal habe ich jetzt eine Untersuchung gesehen, dass mindestens mal Claude während der Chats dümmer wird. Also die Ergebnisse am Anfang von Chats sind qualitativ besser, haben höhere Benchmarks als nach langen Chats. Einfach wahrscheinlich, weil er zu viel Kontext verarbeiten muss. Hatten wir ja auch schon, als es um tokenreduziertes Arbeiten ging, dass man eh keine langen Chats machen soll. Und was ich eben auch merke, wenn ich dann mal mit einer Einzelaufgabe anfange und dann sage: Jetzt mach mir daraus doch mal einen Plan oder irgendwas auf, was ich dem Kunden schicken kann. Dann fokussiert er sich immer auf den Part, den er bearbeitet hat. Das ist dann der wichtigste vom ganzen Projekt. Allein deswegen ist es glaube ich schon keine gute Idee, dort die Projekte, also das als Projektmanagement-Tool zu benutzen. Dafür ist es einfach wirklich nicht gemacht. Deswegen ist diese Asana-Struktur und Asana ist sozusagen das führende System und dort, wo die Wahrheit steht und die KI ist eben ein Mitarbeitender, der ausführt, aber nicht der, der allen Kontext immer haben muss. Ich glaube, dass sich irgendein außenstehendes Tool, Dokument, was auch immer zu nehmen und dort die Arbeit zu strukturieren, ist auf jeden Fall eine gute Idee.
Ja, und ich glaube, neben der Struktur, das schaffe ich selbst noch nicht besonders gut, glaube ich, wichtig, sich auch die Zeit einzuräumen und vielleicht einfach rauszublocken, auch wenn man es mit KI macht, am Stück ein bisschen länger dranzusitzen. Also nicht hier 8 Minuten, da 12 Minuten, sondern vielleicht wirklich mal, wenn es wenigstens eine Stunde ist, zu versuchen, den Tag so zu komprimieren. Ich weiß, es ist schwer, aber dass man das mit einem Fokus machen kann, weil dann die Ergebnisse auch besser werden und der Kopf nicht so brennt. Ich habe da auch nochmal eine Studie rausgezogen. Ich glaube, die kennen auch die meisten schon. Gloria Marks hat an der UC Irvine ja auch mal gezeigt, dass man durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden braucht, um nach einer Unterbrechung wieder in den Deep Focus zu kommen, wenn man jemals drin war. Also ich weiß jetzt nicht, wie es ist, wenn man nie drin war, aber ich kenne es auch gut, wenn ich im Büro arbeite und dann öfter mal angesprochen werde. Ich werde auch, also es ist nicht nur KI, die mich unterbricht, sondern auch Menschen, einfach klassisch Menschen. Das kennt vielleicht jeder. Durch die KI potenziert sich es einfach noch mal, weil es quasi nicht nur die Kolleg:innen sind, die einen ansprechen, sondern man KI-Rückfragen hat oder man die beauftragt hat. Und wenn ich das mal zusammenrechnen würde, hier in der Studie wurde es mal hochgerechnet, wenn man da 12 bis 15 Kontextwechsel hat, also 12 Switches a 23 Minuten, wären ja schon 4,5 Stunden verlorener Deep Focus pro Tag. Jetzt sage ich nicht, dass ich 4,5 Stunden Deep Focus hätte am Tag, aber 1 bis 2 würde man ja vielleicht irgendwie unterbringen können. Und das sollte wahrscheinlich auch das sein, indem man halt mal an einer Sache arbeitet, so verlockend das auch ist, 4 Tabs aufzumachen und 5 KIs gegeneinander arbeiten zu lassen, um das beste Ergebnis zu bekommen. Aber da gibt es eindeutige Studien, da gibt es auch noch mehr, nicht nur die, die das ja auch noch, und ich glaube auch jeder kennt das einfach, das Thema, die das aber auch nochmal mit Daten unterfüttern, dass man einfach lange braucht, um da wieder reinzukommen. Und das zeigt auch, und da geht es ja gar nicht um KI, da geht es einfach darum, dieser Kontextwechsel zwischen den Themen, wenn ich den zu oft habe am Tag, dann ist auch mein Context Window nicht nur das der KI schlechter. Also am Ende des Chats am Abend, glaube ich, liefern auch wir die schlechteren Ergebnisse.
In der Theorie ist das ja alles klar und auch das galt ja schon eigentlich vor KI, dass man eben sich auch so Deep Work Tage einplanen sollte und so. Ich bin immer so, ja, also Ich finde es halt, manchmal geht es so ein bisschen an der Arbeitsrealität vorbei. Es kommt natürlich total darauf an, welche Rolle man hat im Unternehmen. Also wenn man jetzt Projektmanager:in ist oder Product Owner, dann ist das einfach sehr viel schwieriger, weil man so viel mit Menschen zu tun hat, die auf Rückmeldung angewiesen sind, wo man einfach auch fragmentiert arbeiten muss, um als Dienstleisterin da gut zu funktionieren, auch für Kunden. Wenn Kunden mich anschreiben, ist schon meine innere Dienstleistung, sagt ja schon, da antworten wir jetzt aber schnell drauf. Es sei denn, ich merke gerade, das muss ich jetzt zu Ende machen. Also so diesen Gedankengang oder diese Excel-Tabelle mit dem Business Case, damit ich nicht wieder jetzt 10-mal anfange, jetzt muss ich da mal eine Stunde lang auf nichts reagieren. Aber viel länger klappt es dann auch meistens nicht. Aber was ich schon merke, ist, dass ich eben diese 30 Sekunden bis 10 Minuten, selbst wenn ich mir jetzt ein Deep Work eingestellt habe, eine Stunde, was mache ich in dieser Zeit? Und jetzt habe ich mich diszipliniert, kommen wir vielleicht zum konstruktiven Teil, was man jetzt auch mit den ganzen Problemen tun kann. Ist jetzt auch nicht total überraschend, aber ich habe mich gezwungen, in diesen Minuten, wo ich Arbeiten verteile, nur an diesem Projekt, an diesem Kunden, in diesem Kontext zu arbeiten, dass ich nicht rausgehe und in einem anderen Kontext tätig bin und mein Gehirn sozusagen auf eine ganz andere Bahn setze, sondern wir bleiben bei den Grundproblemen, wir bleiben bei dem Projekt, wir bleiben bei dem Kunden, also dass dieser Wechsel nicht so super krass ist.
Also wenn wir in dem Beispiel bleiben, dann würdest du die Arbeitsblätter gerade erstellen lassen, würdest aber dann beim Kunden bleiben und die Präsentation zum Beispiel weitermachen, um einfach in dem gleichen Thema zu bleiben und diesen Kontextwechsel nicht so stark zu haben.
Genau, in dem Fall war es jetzt so, es gab mehrere Arbeitsgruppen. Also noch eine Gruppenarbeit habe ich angefangen, in der Zeit, wo er die erste strukturiert hat oder das HTML erstellt hat, dann schon mal die nächste zu konzipieren, damit der Prompt gut ist, dass ich das schon mal vorarbeiten kann, sozusagen, um ihm dann das zu geben und dann eben nicht ein zweites Fenster aufmachen und nochmal dasselbe Projekt oder so, sondern darauf zu warten, das vorzustrukturieren und dann sich damit auch wirklich gedanklich auseinanderzusetzen, bevor man alles in Chats gießt und sich da irgendwie ihm das nur hinrotzt, sondern das— ja, also für mich funktioniert das wirklich gut, ist eigentlich auch ziemlich naheliegend, das so zu machen, aber ich muss mich dafür disziplinieren, jedes Mal, wenn ich in so einer Situation bin, wo ich muss sie sagen: Nee, du machst jetzt nicht Slack auf oder wechselst den Tab, sondern du bleibst jetzt beim Projekt.
Weil eigentlich ist es ja nichts anderes, als würden wir uns jetzt zu zweit hinsetzen und sagen: Wir bereiten einen Workshop vor und dann sagst du: Mach mal die Arbeitsblätter, ich mach das und dann zwingt man sich aber durch die Anwesenheit einer anderen Person eigentlich so ein bisschen dazu, jetzt auch wirklich die Stunde bei dieser Vorbereitung zu bleiben. Nur wenn die andere Person in Anführungsstrichen eben die KI ist, die ja eigentlich auch jetzt alles schnell macht und nicht viel Widerrede gibt, dann ist es natürlich einfach, da auszubrechen.
Gute Idee. Vielleicht kann ich mir was einstellen, dass Claude oder welche KI auch immer, mit der ich das mache, sagt: Fokus, Fokus! Wir haben uns jetzt hier zusammengesetzt. Du gehst jetzt nicht irgendwie, beantwortest jetzt nicht eine Anfrage über Slack oder gehst jetzt nicht zu LinkedIn. Wir haben uns auch jetzt die Stunde Zeit genommen, beide miteinander, um jetzt diesen Workshop vorzubereiten. Vielleicht muss ich mir das bauen.
Wir können jetzt sofort den Podcast unterbrechen und ich baue dir ein Tool. In 20 Minuten ist Ist gar kein Problem.
Ich muss mal kurz weg. Mein Fokus ist jetzt woanders.
Aber für einen Podcast schaffen wir es ja auch. Also ich glaube, am Ende ist es eine gute Idee, sich das thematisch zusammenzufassen. Man spricht dann immer von Zeitblöcken, die man sich vielleicht rausblocken soll im Kalender und so weiter. Aber am Ende ist das alles nur so gut wie eben die Vorgehensweise, die man dann tatsächlich hat. Also ob man sich dann ablenken lässt oder nicht ablenken lässt, ob man vielleicht auch mal das MacBook auf Nicht stören schaltet für eine Stunde, um dann fokussierter daran zu arbeiten. Aber ich finde die Idee schon mal richtig gut. Im Kontext der Sache zu bleiben, also quasi sich alle Aufgaben zu bündeln, die die KI machen kann und die, die ich als Mensch machen muss oder darf und die dann halt auch am Stück zu erfüllen. So beschleunigt dich die KI, ohne dir ein neues Problem zu machen.
Genauso ist es auch. Also bei mir ist dieses strukturierende Dokument die Präsentation in der Regel. Also da mache ich mir am Anfang Gedanken: Wie ist die Agenda? Welche Sachen bearbeiten wir in den einzelnen Slots am Tag? Und das ist so das, das führende Dokument, wenn man so will, in meiner Arbeit. Und dann geht es eben darum, diese einzelnen Slots mit Inhalten zu füllen oder sich Methodiken zu überlegen, die man an dem Tag macht. Und dass ich dann, so wie du eben auch sagst, ich bleibe in der Präsentation. Ich gucke, was kommt denn da noch? Ich versuche dann ja auch schon mal Ergebnisse zu antizipieren, die da jetzt wahrscheinlich gleich kommen und damit dann schon mal gedanklich jedenfalls weiterzuarbeiten. Und das ist wirklich der deutlich effizientere und auch irgendwie für meinen Gemütszustand schonenderer Arbeitsmodus, den man da hat, als wenn man da so hin und her springt. Ist auch völlig klar, wenn ich so drüber rede, denke ich, oder auch wenn das jetzt Leute hören, die damit noch nie was zu tun hatten, dass sie auch denken: Meine Güte, die kommen ja hier auf Weisheiten. Mal beim Thema bleiben. Aber in der Realität habe ich wirklich gemerkt, dass ich jetzt, seit wann arbeiten wir mit Claude? Mitte Januar, Februar, wann war das? Dass ich eben diese 3 Monate gebraucht habe, um da diesen Modus für mich zu entwickeln.
Das Problem ist ja auch, dass dass dich das am Anfang so schnell beschleunigt und dass man da halt so begeistert ist von, dass man so viele Sachen gleichzeitig machen kann, dass man die dann auch macht. Ja, also ich habe die App und mehrere Tabs häufig offen gehabt und gleichzeitig Sachen angestoßen und dann nochmal irgendeine Recherche für irgendwas im Hintergrund laufen lassen und dann kommen die Sachen zurück und dann wirst du vielleicht angesprochen oder du hast ein Gespräch nochmal zwischendurch und dann von den 5 Sachen, die man angestoßen hat, weiß ich schon zwei nicht mehr, was ich damit eigentlich wollte.
Ja, genau.
Also die Erfahrung habe ich gemacht und deswegen habe ich mir das ja auch mit dem Asana so gelegt, dass ich da zum Beispiel auch die Prompts mir gleich erstellen lasse. Da steht schon drin, was ich später dann mit der KI machen will. Das mache ich vielleicht morgens zur Vorbereitung, bevor mein Tag losgeht. Habe dann für Cloud Code sozusagen schon mal alles vorgeplant und kann dem dann nach und nach eben die Prompts füttern. Das kann ich ja tatsächlich auch immer mal wieder zwischendurch anwerfen, wenn ich merke: Okay, er ist ja nicht weitergekommen. Damit das dann passiert, der hakt dann für mich auch die Tickets automatisch ab und dann habe ich das aber so ein bisschen gebündelt, habe mich einmal damit auseinandergesetzt am Tag und kann dann abends auch nochmal drüberschauen, ob das alles so geklappt hat oder mittags, je nachdem wann ich Zeit habe, aber dann kann der da Stück für Stück die Sachen abarbeiten und es ist sozusagen die Leistung ist schon da, aber ich muss nicht immer wieder unterbrechen. Das ist was, was gut funktioniert. Also dieses Bündeln der KI-Interaktion in bestimmte Zeiträume, so wie man sich sonst den Deep Focus vielleicht rausblocken würde, das ist auch was, was ich ganz gut empfehlen kann, wenn man eben die, wenn man schon weiß, man hat Zeit dafür, dass man sagt: Okay, ich bereite mir jetzt mal alle Prompts vor und auch alle, man geht vielleicht auch ins Sparring, macht gleich die Fragen, die zurückkommen können, um die auch gleich zu beantworten und dann lasse ich das Ganze schon mal bauen, um so eine Art Workflow da zu etablieren, damit es dann im Hintergrund passiert und ich dann die QA machen kann von dem Ganzen.
Also im Prinzip ist das Asana-Board für dich das, was bei mir die Präsentation jetzt war. Also auch so, in welchem Kontext steht die Aufgabe, die ich gerade verteilt habe, wie geht es danach weiter, was kann ich noch tun?
Genau, also ich lasse auch oft die KI nochmal das Projekt dann überprüfen, wenn ich das soweit angelegt habe, ob das alles noch Sinn macht oder ob man halt jetzt im Laufe des Sparrings und der Idee, was man da machen möchte, da überhaupt noch so sinnvoll unterwegs ist, weil es ist ja auch was, was sowohl beim Coding als auch beim Erstellen von Präsentationen und Dokumenten und so weiter eben auch häufig passiert, dass ja, wie du vorhin gesagt hast, der Chat ja auch dümmer wird in der Zeit und vielleicht auch vergessen hat, was man am Anfang gemacht hat oder es nicht mehr zusammenpasst und dann halt einfach irgendwas bei rauskommt, was keinen Sinn mehr macht, dass man es fortlaufend einfach auf Sinnhaftigkeit überprüfen kann oder überprüfen lassen kann. Auch Präsentationen oder so, sag ich mal, habe ich hier einen roten Faden? Widerspreche ich mir hier irgendwo? Weil selbst wenn ich die komplett alleine gemacht habe, ohne irgendein Slide generieren zu lassen, ist es ja häufig so, wenn ich eine Keynote vorbereite mit 40, 50 oder mehr Slides, weiß ich auch nicht mehr so richtig, wenn die über mehrere Tage entsteht, was habe ich denn am Anfang gemacht? Widerspreche ich mir vielleicht irgendwann später?
Vielleicht sogar, wenn Menschen das machen, passieren Fehler.
Ja, also ja, tatsächlich.
Ja, auf jeden Fall. Also das ist generell auch ein Tipp, wenn man was generieren lässt, sage ich der KI mittlerweile immer, dass sie den ersten Qualitätscheck selber machen soll. Also man sieht es dann, also bei Claude zum Beispiel sieht man das dann, dass er sagt, ich bin jetzt fertig, ich mache jetzt aber noch mal einen Qualitätscheck. Und das ist dann schon mal, also damit kann ich auch immer viele offensichtliche Sachen killen. Also wenn ich sonst gerade, also ich lasse mir relativ viele HTMLs generieren und manchmal gucke ich ja drauf und in den ersten 5 Sekunden sehe ich schon, dass da einfach das Layout zerhackt ist. Oder so. Und das findet er von alleine, wenn man ihm diesen Befehl mitgibt. Vielleicht noch ein anderes Feature, was hilft, den Überblick zu bewahren. Das ist seit letzter Woche, glaube ich, draußen. Wenn ich im Terminal mit Code arbeite, kann ich jetzt mehrere Sessions zusammenführen in einem Terminal und in einer Oberfläche sozusagen. Bis jetzt war es so, wenn ich mehrere Projekte hatte, an denen ich gerade gearbeitet habe, also mehrere Code-Projekte, Dann waren das immer einzelne Terminals, die unten schön die Leiste zugemacht haben. Und jetzt kann ich die alle zusammenziehen und behalte eben auch den Überblick, wie da gerade der Status ist. Also da habe ich zum Beispiel auch Projekte gefunden, ach ja, das war ja noch offen. Stimmt, das kann ich jetzt einfach mal schließen. Also das finde ich einfach, also ich habe auch das Gefühl, dass Claude anfängt zu sagen, okay, Überblick und Struktur ist irgendwie was, was Leuten auf jeden Fall fehlt. Und eine andere Sache, die ich jetzt auch gesehen hatte, wo ich mir aber nicht sicher bin, wie sinnvoll wie sinnvoll das ist, vielleicht hast du das schon ausprobiert, ich habe gelesen, da hat jemand empfohlen, jeden Chat mit einem bestimmten Outcome zu definieren und den dann auch zu schließen, wenn der erreicht ist. Also zu sagen: Hi KI, ich will mit dir, weiß nicht, eine Präsentation erstellen, ein Excel-Sheet, keine Ahnung. Und wenn das durch ist, dann wird der Chat sozusagen geschlossen, es ist abgeschlossen. Und das hatte mehrere Komponenten, eben die Chats werden dümmer, Token sparen, aber auch dieses Momentum von Menschen sind froh, wenn sie Sachen abschließen können.
Ich habe das ehrlich gesagt noch nicht versucht, mit dem Chat automatisch zu schließen, aber was ich versucht habe, ist gerade so bei Brainstorming-Themen richtig gut ist, so eine Erwartung einzugeben mit dem, was ich eigentlich erreichen will. Also wenn es jetzt nicht einfach nur so ein Brainstorming ist, sondern eine konkrete Aufgabe und am Ende was rauskommen soll, dann habe ich der KI schon gesagt: Sag mir doch Bescheid, wenn diese Erwartung erfüllt ist. Und da reichen 2, 3 Stichpunkte, also dass er quasi sagt: Okay, jetzt sind wir an dem Punkt. Aus der KI-Sicht. Auch das muss man natürlich einordnen. Nichtsdestotrotz hat man eben das Gefühl, dass das abgeschlossen ist und dass die KI dann zumindest sagt: Ich glaube, das habe ich jetzt geschafft. Damit kann man ja diskutieren. Also das muss ja dann nicht so sein, aber es ist Es gibt zumindest was, wogegen man prüfen kann und dann weiß, ob man den, und das gehört ja auch zur Fragmentierung des Tages, ob man den Gedanken jetzt abschließen kann oder nicht und ob man sagen kann, die Aufgabe ist erfüllt oder nicht. Und dann kann man, egal wo man es trackt, eben das Ergebnis auch in sein Asana-Ticket oder wo auch immer vielleicht eintragen, wenn es in dem Fall notwendig ist.
Und bei dir, wenn du das über Asana orchestrierst, ist ja eigentlich wahrscheinlich die Beschreibung, dann ist jeder Task ein eigener Chat, oder?
Nicht unbedingt. Das kommt drauf an. Also ich versuche das am Ende in Arbeitspakete zu packen und da bleibe ich in einem Chat. Also jetzt weiterhin Asana gesprochen, gibt es ja eben diese Abschnitte, die man machen kann. Dann versuche ich mir da die Abschnitte so reinzulegen und die dann in einem Chat abzufrühstücken. Vieles davon ist ja Code und dann ist es halt eine Coding Session in dem Fall, dass die dann abgeschlossen ist. Die hat halt ein Ziel.
Ja, ich hätte jetzt gar nicht gewusst, ob man, also ich hätte mir sonst gedacht, dass es vielleicht beides geben kann. Ein Task hat mehrere Chats sogar oder eben ein Chat sind mehrere Tasks. Also das ist sozusagen je nachdem, was ich da formuliere. Aber bei dir sind es eher die Sektionen, die dann einen Chat ausmachen.
Das ist mein System.
Kommt ja auch total auf die Aufgabe an.
Genau, ja, also einfach auch mein persönlicher Erfahrungswert. Ich glaube, da kann man alles ausprobieren. Ich denke, dass alles irgendwie seine Berechtigung hat und funktioniert. Aber so funktioniert es für mich. Also ich habe da hauptsächlich darauf geachtet, dass ich den Faden nicht verliere. Und da kommt es ursprünglich her, wenn ich mir diese Abschnitte einteile, dann weiß ich, okay, das ist jetzt auch so ein bisschen meine Arbeit für diese Woche oder für diesen Tag oder für diese Session, wie auch immer ich mir das dann unterteile. Und dann weiß ich auch, okay, wenn ich das jetzt fertig habe, dann ist das auch erledigt für heute. Und das ist ja auch so ein Tipp, dass man – Wenn man merkt, dass man müde wird, es ist ja auch verlockend, um 23:15 Uhr noch mal anzufangen. Aber je nachdem, wo man aufsteht, ist es ja auch völlig legitim.
Was für dich verlockende Sachen sind.
Ja, noch mal hinzusetzen, so eine Idee direkt umzusetzen. Aber da ist man vielleicht auch müde und kann das Ergebnis gar nicht mehr so gut interpretieren.
Und auch der Prompt ist meistens dann nicht so—
Ja, also genau, die Anweisung an sich ist schon nicht mehr so toll. Und das wäre auch noch ein Tipp von mir vielleicht, so ein sich so einen Ablauf zu schaffen im Sinne von abstecken, was man machen möchte, die Sachen dann morgens bauen oder anstoßen und nachmittags reviewen und dann vielleicht auch gut sein lassen. Also auch wenn es verlockend ist, wenn es irgendwas ist, was wirklich wichtig ist und man merkt, man ist müde und kann es auch nicht mehr so gut kontrollieren, dann ist vielleicht einfach mit einem Ticket, was man dann ja hat, in den nächsten Tag zu schieben und es da ordentlich zu machen. Das hilft auch, so diese Fragmentierung so ein bisschen rauszukriegen und zu sagen: Okay, Es ist aus meinem Kopf raus. Ich habe so einen Braindump gemacht. Ich muss nicht mehr darüber nachdenken. Ich habe das aufgeschrieben. Ich weiß, was ich tun will. Ich mache es morgen. Auch Classic-To-do-Liste, also aber für die KI eben. Und wenn ich dann das morgens anwerfen kann und kann es nachmittags reviewen, dann habe ich auch wieder was geleistet, bin vorangekommen, aber habe nicht immer zwischendrin alle 20 Minuten mal irgendwo reingeguckt.
Was ich auch noch gut finde, ist so, dass man offene Schleifen sichtbar macht. Also wo ist irgendwas noch nicht abgeschlossen? Also das eine ist natürlich, wenn die KI selber arbeitet und auf Rückmeldung wartet und das irgendwo in einem Chatfenster sich vergessen habe, dann hilft halt auch Asana oder so. Aber dass man sich auch klarmacht sozusagen, in welchem Prozessschritt bin ich da gerade? Weil das merke ich manchmal auch. Das eine ist ja, dass man sich inhaltlich nochmal reindenken muss. Das andere ist aber auch, was was kommt denn jetzt als Nächstes oder worauf baut das auf, was da jetzt gerade produziert wurde? Dass einem das eigentlich immer klar sein muss, dann glaube ich, kommt man auch schneller wieder in diesen Arbeitsmodus. Also wir haben ja eben von Deep Work gehört, aber zu wissen, was ist jetzt der nächste Schritt, auf dem genau dieses Arbeitsergebnis aufbaut, hilft mir auf jeden Fall deutlich schneller wieder zurückzukommen zu dem. Also jetzt nicht nur sozusagen Gesamtübersicht und wo will ich hin, sondern wirklich so diesen Outcome brauche ich, um Folgendes jetzt zu tun. Das ist auf jeden Fall auch noch mal was, wo man, glaube ich, schneller wieder mit einsteigen kann.
Was man auch machen kann, auch noch ein Tipp, der für mich sehr gut funktioniert, ist nach einer KI-Session, egal ob Code oder was auch immer man gemacht hat, sich eine Zusammenfassung geben lassen von dem, was man gemacht hat, als MD-File, als wie auch immer, und dann mitnehmen in die nächste Session und das als Kontext wieder mit dazugeben. So, guck mal, das haben wir alles schon gemacht, hier stehen wir. Da reichen meistens Stichpunkte und dann kann man in einem neuen Chat wieder neu anfangen und die KI weiß aber ungefähr, wo man wo man steht, oder man hat halt ein Tool wie Asana, auf das die KI drauf kann und kann das halt eben nochmal abschicken.
Ja, also dieses MD-File als Zusammenfassung ist eh, also das ist glaube ich eine wirklich gute Idee, das zu tun, damit die Chats nicht so lang werden. Wir haben jetzt schon ein paar Mal gesagt, warum das eine gute Idee ist und auch um eben Übergaben klar zu machen. Also so ein bisschen so, als wenn man am Ende des Tages zusammenfasst, was man generell gemacht hat. Da steht übrigens auf meiner To-do-Liste noch, dass ich, also ich oder anders eingestiegen. Ich habe immer was gebaut, was mir versucht, meinen Tag zu strukturieren, also eine Übersicht, die mir zeigt, was sind gerade meine nicht gelesenen E-Mails. Das ist also alles, was ich nicht bearbeitet habe, steht bei mir auf ungelesen. Sind zum Glück nicht so viele, aber immer so 2, 3, 4. Ich versuche das eigentlich nie mehr als 5 werden zu lassen, dann zuckt mein Auge, wenn da die 5 schon steht.
Thema Cortisol.
Genau. Und meine Termine der nächsten Tage, also habe ich bisschen strukturiert. Ganz tägige Termine werden mir mindestens 10 Tage vorher, 10 Arbeitstage vorher angezeigt, dann sind es eben Workshops, die ich vorbereiten muss, und halbe-Stunden-Termine einen Tag vorher. Also es gibt so ein bisschen Systematik, die ich mir dazu überlegt habe, plus meine offenen Asana-Tasks, die in den nächsten, ich weiß nicht, was ich eingestellt habe, auch 7 Werktage oder so erledigt sein müssen. Also so ein bisschen mein persönliches Dashboard aus ungelesenen E-Mails, Asana-Tasks, die dringlich sind, und mein Terminkalender, der der mich eigentlich am meisten strukturiert. Und das Gleiche hatte ich jetzt auch überlegt, ob ich das nicht als Zusammenfassung am Ende von Arbeitstagen machen kann. Also zu sagen, was war jetzt eigentlich der Outcome des Tages? Woran habe ich gearbeitet? Wie ist der Status und wie geht es da jetzt weiter? Ich weiß nicht, ob täglich auch zu viel ist oder ob man das mal wöchentlich machen sollte. Aber so was wie: Guck mal, diese Arbeit liegt vor dir, aber die ist jetzt auch geschafft. Das überlege ich auch, ob das noch mal was sein könnte.
Das ist auch eine gute Idee. Oder vielleicht freitags so gucken, vielleicht vormittags, sodass man auch noch Zeit hätte, Sachen zu schaffen. Ja, also dass man vielleicht Sachen noch abschließen kann, dass man sich so eine Wochenreview machen kann. Also wenn die meisten, also viele KIs können ja auf alle Systeme zugreifen, die sehen dann okay, die E-Mails, die Tickets, die Sachen hat man gemacht, die Themen sind vielleicht noch offen. Das mal kritisch zu hinterfragen, dass man da so einen Abschluss im Kopf auch hat, würde ich glaube ich auch mal ausprobieren.
Und es auch als, also auch das als Übergabe, also man weiß ja nie, aber wenn man jetzt morgen nicht mehr wiederkommt, weil Dinge passieren, keine Ahnung, dann wäre es wahrscheinlich nicht so schlecht, wenn jemand wüsste, was ich gemacht habe und woran ich gearbeitet habe. Natürlich haben wir Asana dafür, Asana ist das sozusagen auf der auf der großen Ebene, dass da nichts durchrutschen würde. Da würde man sehen, ey, guck mal, das müsst ihr jetzt machen und mein Terminkalender. Aber ja, das auf so einer ein bisschen feingranulareren Sache. Also jetzt hat überhaupt nichts mit Controlling oder mit Überwachung oder so zu tun, sondern echt nur mit Transparenz, was man so gemacht hat.
Ja, einem selbst gegenüber ja vor allem auch.
Das können wir uns doch vielleicht mal für die Zukunft vornehmen, dass wir da mal eine Folge drüber machen, weil ich glaube, man wäre echt überrascht, wenn man sehen würde, woran man alles gearbeitet hat.
Ja, positiv. Ja, absolut.
Offene Tabs vielleicht auch.
Ja, sag mal alle 347 offenen Chrome-Tabs bitte und dann sieht man ja schon, was passiert ist. Genau damit möchte ich noch mit einem letzten Tipp schließen und der hat auch gar nichts mit KI oder Tools oder so zu tun, sondern was ich auch gemerkt habe, was gar nicht so schlecht ist, ist wenn man zwischen den Tabs und den KIs mal switcht, einfach mal durchatmen. 2 Minuten. Ist tatsächlich so, ich glaube im Privaten kriegen das viele hin, Wenn man so mal guckt, wie Menschen Smartphones benutzen und zwischen Insta und allen möglichen Apps hin und her switchen und eigentlich auch gar nicht mehr wissen, was sie da gemacht haben, das so mindless funktioniert, ist im Arbeitsleben gar nicht so viel anders, wenn man zwischen den Tabs hin und her fliegt. Aber gerade wenn es dann doch so ist, dass man mal mehrere Sachen gleichzeitig oder zumindest sehr zeitnah machen muss, hilft es ja doch mal, eine Minute kurz durchzuatmen, sich konkret zu überlegen, was man jetzt in diesem Tab macht, und dann steht man auch nicht so ein bisschen wie ein Auto da und denkt: Was ist jetzt hier eigentlich passiert? Sondern kann da mit einmal kurz durchatmen und sich überlegen, was man jetzt hier gerade machen wollte, dann eigentlich auch relativ viel erreichen. Nichtsdestotrotz alle anderen Tipps auch kann ich auch nur empfehlen und sich diesen Übergang halt auch entsprechend gestalten und vielleicht ein bisschen planbar zu machen und nicht wie, ich glaube, du hast vorhin auch schon das Eichhörnchen wieder als Beispiel angeführt, also hier ein Nüsschen, da ein Nüsschen, sondern tatsächlich überlegen, wo die nächste Nuss ist und was man mit der machen will.
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